Actualmente, la cantidad de información generada por las compañías crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, favoreciendo la productividad empresarial.

Por tanto, un sistema de gestión documental se podría definir como: aquel sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.

No me extenderé más en este concepto ya que hemos hablado ampliamente de este tema en otros artículos como ¿qué puede aportar a mi empresa un sistema ECM? o, también, ¿por qué la gestión documental es vital para mi empresa?

Por nuestra experiencia en ofrecer e integrar sistemas de gestión documental en Canarias, las estrategias para realizar su implantación son múltiples y están en función de las necesidades de la empresa:

Un sistema ECM para resolver un proceso de negocio

Como ejemplo de este último escenario de implantación de un gestor documental vamos a ver el caso práctico de un proceso sencillo de compras sobre el ECM Alfresco.

Creación y configuración de un “Sitio”

Para el proceso de compras se ha definido un Sitio llamado Compras. El flujo requiere de una serie de carpetas y archivos para su correcto funcionamiento. 

En la Biblioteca de documentos del Sitio Compras tenemos las siguientes carpetas:

Expedientes de compras en trámites, expedientes de compras terminados, plantillas procedimientos de compras, organigrama, solicitud de compra, entre muchas otras.

Iniciar un Workflow

Para iniciar el Workflow de Solicitud de Compras, en el panel de inicio del usuario pulsaremos en Iniciar un flujo de trabajo.

Se nos mostrara una pantalla con un desplegable en el cual seleccionaremos Solicitud de Compra. Se nos abrirá un formulario que tenemos que rellenar, luego pulsamos el botón Iniciar un flujo de trabajo.

Una vez realizado este paso, le llegará la primera tarea al creador de la Solicitud de Compra.

Realizar una tarea

Según el proceso, una vez subido un documento se generará una tarea que será notificada al/los usuarios asignados.

Para realizar una tarea, entraremos en nuestro panel de inicio de usuario en el Gestor Documental y en el deshiles de Mis Tareas tendremos las tareas pendientes. Una tarea puede ser, por ejemplo, adjuntar documentación (como por ejemplo una certificación de un nuevo proveedor).

Aprobar o Rechazar solicitud

En esta tarea tendremos que comprobar la información de la solicitud y aprobarla para que siga su curso o rechazarla (si la rechazamos el flujo de compras terminará y el usuario recibirá una notificación, para volver a poner en marcha la solicitud el usuario tendrá que iniciar el proceso desde el principio).

En esta tarea veremos en la parte superior los datos de la solicitud.

En la sección Elementos estarán todos los documentos asociados a la compra (Solicitud, presupuestos, informes…). Para comprobar los documentos haremos clic en Ver más acciones y se nos abrirá la pantalla de resumen del documento.

En dicha pantalla, veremos la sección respuesta, en la cual tenemos un combo para Aprobar o Rechazar la solicitud. El usuario tendrá que revisar los documentos asociados a la solicitud y Aprobarla o Rechazarla, en el caso de rechazarla rellenara el campo Motivo del rechazo.

Una vez realizada la comprobación pulsaremos el botón Tarea hecha.

En conclusión, el sistema de gestión documental Alfresco beneficia tanto a la empresa como a los usuarios de los sistemas informáticos aportando:

• Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del medio.
• Incremento de los estándares de seguridad en el manejo de documentos.
• Reducción de costes asociados a mala toma de decisiones por falta de información.
• Reducción de la documentación física y, por tanto, menor impacto sobre el medio ambiente.

Si estás interesado/a en implantar un sistema de gestión documental en Canarias, no dudes en contactar con nosotros y analizaremos tus procesos para ofrecer la mejor solución para tu empresa.

La entrada ¿Cuáles son las estrategias para implementar la gestión documental en una empresa? se publicó primero en Itop Academy.

Pero, ¿qué es lo que hace que este tipo de formación esté cada vez más de moda?

Gracias a los enormes avances que se dan hoy en día en el terreno digital y tecnológico, el e-learning ofrece una gran cantidad de beneficios que la formación tradicional simplemente no puede contemplar, como son la flexibilidad horaria, la disponibilidad geográfica, personalización del ritmo y contenidos, entre muchas otras.

Si te dedicas en mayor o menor medida a la enseñanza, no deberías ignorar todas las posibilidades que ofrece este tipo de formación. Y si ya estás familiarizado con él, te conviene estar al tanto de las novedades que se van presentando en la actualidad.

Es por ello que aquí vamos a ponerte al día sobre las cinco tendencias más recientes y relevantes del mundo eLearning:

Machine learning

Su aplicación en el mundo de la formación online se basa principalmente en el uso del Big Data, o lo que es lo mismo, recopilar grandes cantidades de datos que nos permitan, mediante su análisis, conocer mejor los hábitos de nuestros alumnos y su relación con nuestros programas de formación.

Esto nos ayuda a que sepamos cómo reaccionar en consecuencia. Un ejemplo sería personalizando el proceso de aprendizaje de los alumnos.

Experiencia personalizada

Como comentamos en el punto anterior, otra de las tendencias en eLearning es la personalización de la experiencia en la formación de nuestros alumnos.

Cada persona tiene su propio ritmo, sus conocimientos previos o intereses, y el e-learning es una gran oportunidad gracias a la cual podemos adaptar nuestro contenido a cada alumno.

Mobile Learning

Con la popularización de los smartphones y la cada vez mayor integración de estos en nuestra vida cotidiana, sería absurdo olvidarse de estos dispositivos.

Los smartphones nos permiten, incluso, mayor flexibilidad a la hora de acceder a los cursos en línea, con lo cual estamos hablando de proporcionar a los alumnos aún más posibilidades para realizar la formación de manera más cómoda y en cualquier lugar.

Micro-learning

Ésta viene a encajar muy bien con las anteriores, pues se trata de ofrecer el contenido didáctico en microcontenidos, es decir, fragmentar el contenido en en pequeñas unidades o “píldoras”. De esta forma resulta mucho más fácil para el alumno aprender el contenido.

Además, esta modalidad de aprendizaje combina muy bien con el uso de dispositivos móviles o incluso con la experiencia personalizada, pues estas pequeñas píldoras pueden ser de contenidos específicos adaptados a los intereses de cada alumno.

Gamificación

Otra tendencia reciente que va a consistir en enfocar el proceso de aprendizaje como un juego, lo cual lo hace más atractivo ya que se tienen en cuenta factores fundamentales como el entretenimiento o inmersión, que ayudan a que el alumno consolide mejor la información aprendida.

Esta sería nuestra selección de tendencias que nos parecen más interesantes, pero probablemente en el futuro ofrezcamos otra batería de tendencias que se nos hayan quedado en el tintero.

La entrada Las 5 tendencias top del eLearning 2018 se publicó primero en Itop Academy.

Con Alfresco, uno de los mejores programas para la gestión documental y, además, bajo licencia software libre, podemos llevar a cabo la tan necesaria gestión documental como la gestión de contenidos.

Implantar un sistema ECM en tu empresa, impulsará tu negocio gracias a los extraordinarios beneficios que proporciona:

Tiempo

En bastantes empresas se pierde bastante tiempo para encontrar los documentos cuando hacen falta, al implantarse un sistema ECM todos los archivos y documentos importantes se guardan en un mismo lugar. Al estar todos los archivos centralizados se puede acceder a ellos de manera mucho más rápida y fácil. También cabe destacar que el sistema ECM permite ahorrarse el problema de que existan archivos repetidos y por lo tanto se generen confusiones que llevan directamente a la pérdida de tiempo.

Costes

No depender de ficheros físicos permite abaratar mucho los costes de la empresa, ya que elementos como los archivadores, impresoras y tóneres ya no serán necesarios. Se suele pensar que estos costes no son para tanto pero a lo largo de los años van sumando y al final este ahorro supone bastante dinero que se ha podido emplear en otros aspectos.

Espacio

Ya sea de forma física o digital el hecho de tener todos los archivos en un mismo lugar sin redundancias permite ahorrar bastante espacio ya sea en el servidor o en los ordenadores de los trabajadores. De la misma manera, los archivos físicos de la empresa también se reducen, haciendo que no se necesiten espacios físicos para almacenar toda la documentación.

Comodidad y flexibilidad

Tener todos los ficheros centralizados en un sistema accesible desde cualquier lugar también permite que si por alguna razón un trabajador no puede acudir físicamente al trabajo, él pueda trabajar desde casa o donde se requiera.

Atención al cliente

El uso de un sistema ECM también afecta directamente a la atención al cliente y su satisfacción. Poder responder a las dudas o a las peticiones de los clientes con la máxima rapidez es primordial para que el cliente esté contento. Este sistema te permitirá acceder de manera prácticamente instantánea a los datos que se pidan y por lo tanto responder a los clientes al momento, ahorrando el tiempo que podría hacer impacientar al cliente.

Productividad

Si los trabajadores pueden acceder a los datos que necesitan de manera rápida y eficaz sin tener que depender de otros trabajadores para obtener los documentos, eso afecta directamente a la productividad, haciendo que los trabajadores puedan realizar sus tareas de manera óptima. Además de aumentar el desempeño también permite ahorrar frustraciones de los trabajadores por no poder hacer su trabajo de manera óptima, por lo tanto su actitud a la hora de realizar su labor será mucho más positiva y por lo tanto más productiva.

¿Aún estás dudando en si contar o no con este software en tu empresa? ¡Contáctanos y te resolvemos todas las dudas!

La entrada ¿Qué puede aportar a mi empresa un sistema ECM? se publicó primero en Itop Academy.

En SAP Business One, estas «vistas» sobre la información se conocen como dimensiones.

Siguiendo nuestro ejemplo, no tendremos que elegir entre satisfacer al Director de Operaciones o al Financiero, podremos disponer de la información clasificada por ambos criterios simultáneamente. De hecho, SAP Business One permite definir hasta 5 dimensiones.

¿Cómo se define una dimensión?

El primer paso es crear la dimensión accediendo al menú Finanzas > Contabilidad de costes > Dimensiones

Una vez estemos en esta sección, deberemos marcar la casilla de verificación “Act.” (Activar). Opcionalmente, podemos darle nombres descriptivos a las dimensiones. En nuestro ejemplo hemos dado los nombres “Departamentos y “Líneas de negocio” a las dimensiones 1 y 2, respectivamente.

El siguiente paso será definir los centros de coste y normas de reparto para la nueva dimensión accediendo al menú Finanzas > Contabilidad de costes > Tabla de centros de coste y normas de reparto.

En próximos posts explicaremos estos dos conceptos con más detalle y enseñaremos cómo crearlos.

La entrada ¿Qué son y cómo funcionan las dimensiones en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

A continuación nos tenemos que asegurar que el activo fijo esté marcado como artículo de venta.

Posteriormente, antes de que generemos la factura de clientes, debemos seguir los siguientes pasos:

• Ir al dato maestro del activo fijo y mirar la clase de activo fijo.

• Ir a Gestión>>Definiciones>>Finanzas>>Activos Fijos A determinación de cuentas de mayor y verificar que tenga puesta la última cuenta que se indica en la imagen.

• Las cuentas deben ser 770 (inmovilizado inmaterial) 771 movilizado material).

La entrada ¿Cómo se vende un activo fijo en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Veamos cómo se puede hacer:

Para cambiar las cuentas de un grupo de artículos (para que se pueda apuntar a una cuenta específica del Plan de Cuentas), en el caso de que se quiera cambiar fuera de los valores standard de SAP Business One, se deben seguir los siguientes pasos:

• Pedido de entrada de mercancía (asiento):

• Inclusión de precios de entrega (asiento):

• Devolución:

• SAP por defecto gestiona la devolución de los precios de entrega a la cuenta de Diferencias de precio, sin embargo, se puede configurar las cuentas contables (por cada uno de los grupos de artículos):

• Posteriormente, se abrirá esta ventana, se debe ir a la pestaña Finanzas, e ir buscando por cada uno de los grupos de artículos y modificar la cuenta:

La entrada ¿Cómo se configuran las cuentas de los grupos de artículos en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Pero, ¿qué son exactamente los cuadernos bancarios, cuáles son los mas importantes y cómo se gestionan en SAP Business One?

Veamos todas estas cuestiones:

Por cuadernos bancarios o Normas AEB (Asociación Española de la Banca) identificamos una serie de normas o protocolos comunes a todas las entidades bancarias que operan en España y que determinan las características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por cada entidad financiera.

Su función es establecer procedimientos automáticos para el tratamiento de la información relacionada con los diferentes productos y servicios bancarios utilizados generalmente por las empresas.

Gracias a esto es posible desarrollar aplicaciones o programas informáticos que permiten procesar la información contenida en dichos ficheros de forma automática y por tanto generan importantes ahorros de tiempo.

En una empresa, podemos destacar varios cuadernos:

• Cuaderno 34 AEB. Órdenes en fichero para la emisión de transferencias y cheques.

La AEB, para mejorar la eficacia cuando el volumen de transferencias diarias es elevada, ha definido las características que tiene que tener un fichero que contuviera la lista de órdenes de pago o transferencias a través de su estándar Norma 34.

Con este Cuaderno la empresa podrá enviar en cuestión de poco tiempo, toda la información referente a las transferencias a realizar a sus proveedores o las nóminas para que la entidad pueda procesarlo y enviarlo.

Al igual que con la Norma 43, el Cuaderno 34 es tan solo un estándar que indica cuáles son las características que tiene que tener el programa para realizar su procesamiento.

• Cuaderno 43 AEB. Información normalizada de cuenta corriente.

Este cuaderno es el encargado de regular y normalizar la transmisión de extractos de cuentas corrientes y pólizas de crédito.

Es de gran utilidad para la realización de la conciliación bancaria y por desgracia es poco utilizado en las empresas debido al desconocimiento.

• Cuaderno 68 AEB. Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados.

En la norma 68 se ofrece un estándar para que los beneficiarios puedan recibir el detalle del pago domiciliado, con detalle de cada una de las facturas mediante el envío de una carta, en la que se le indicará al proveedor que tiene un crédito comercial a su favor. A través de e este servicio, las entidades financieras ofrecen a sus clientes la gestión, el aviso y el posterior abono de sus pagos a terceros.

En SAP Business One podemos utilizar un add-on llamado Payment Engine que usaremos para crear ficheros bancarios para pagos recibidos (cobro de cargo) o pagos efectuados (transferencia bancaria).

Payment Engine permite también leer extractos bancarios electrónicos y procesar manualmente los extractos bancarios recibidos mediante el libro de caja y bancos.

El proceso para ejecutarlo sería el siguiente:

La entrada ¿Qué son los cuadernos bancarios? se publicó primero en Itop Academy.

Te explicamos en que consiste el RSP y sus principales ventajas.

¿Qué es el RSP?

RSP es la plataforma principal para los servicios de soporte de SAP Business One. Se trata de una herramienta simple de instalar, fácil de utilizar y gratuita para aquellos clientes de SAP que tengan el mantenimiento activo.

Visión General de la herramienta Remote Support Platform

Mediante la herramienta Remote Support Platform es posible descargar información relevante para el adecuado mantenimiento del sistema, incluyendo tareas preventivas y tareas correctivas, así como enviar a SAP los resultados de las mismas.

Desde mediados del año 2013, se trata de una herramienta de obligada presencia de cara a recibir un servicio adecuado de soporte de SAP Business One. Por lo tanto, es muy importante tenerlo instalado y adecuadamente gestionado.

Actualmente la versión más reciente de RSP es la 3.0.

¿Qué aporta el RSP?

Las principales ventajas de este servicio son las siguientes:

• Reducir los tiempos requeridos para la copia de seguridad y la descarga de la misma para su consulta por el partner de implementación.

• Optimización del proceso de gestión de incidencias, gracias a mantener una plataforma revisada de forma proactiva.

• Comprobación automática de incidencias reconocidas de SAP Business One: identificación proactiva en las bases de datos de incidencias reconocidas e incluso resolución automática cuando es posible.

• Comprobaciones periódicas para asegurar la adecuada estabilidad del sistema (health checks): comprobación de evaluación del inventario, comprobación de la integridad física de la base de datos, comprobación de coherencia a nivel financiero, comprobación de coherencia a nivel de documentos de compras y de ventas, comprobación de cierre adecuado de ejercicio fiscal, etc.

• Elaboración de informes de estado (System Status Reports) y envío automático de los mismos por correo electrónico·

• Descarga automática de parches y actualizaciones de software.

¿Hasta dónde llega el RSP?

Sin embargo, es importante destacar que la herramienta RSP no sustituye un adecuado servicio de soporte prestado por un partner de SAP, debido a que no contempla otro tipo de tareas o comprobaciones como las siguientes:

• Comprobaciones a nivel de seguridad y estabilidad del sistema operativo.

• Comprobación de que se están realizando copias de seguridad de forma periódica y la adecuada ubicación de las mismas.

• Comprobación de  que hay suficiente espacio en disco para futuras copias de seguridad y para el normal funcionamiento del sistema.

• La propia herramienta RSP requiere una gestión periódica (para la ejecución de tareas y la supervisión de sus resultados).

¿Por qué es importante el RSP?

A partir de Junio 2013, de cara a recibir soporte del fabricante es obligatorio disponer del RSP instalado y subir periódicamente el informe de estado del sistema (System Status Report). Por lo tanto, se trata de un elemento clave para asegurar un adecuado mantenimiento de SAP Business One.

Más información

A continuación te proponemos una serie de enlaces donde puedes obtener más información

• En este enlace dispones de un vídeo webinar describiendo las principales características de este servicio (en inglés), proporcionada por SAP.

• En este enlace puedes descargarte una presentación oficial de la herramienta (en inglés).

• También puedes consultar la página principal del RSP en el Channel de SAP (requiere la disponibilidad de un Usuario S para iniciar sesión).

Si además eres cliente de SAP y posees una instalación de SAP Business One, recuerda que también puedes ponerte en contacto con tu partner de SAP para obtener más información al respecto.

La entrada ¿Qué es y para qué sirve la herramienta Remote Support Platform? se publicó primero en Itop Academy.

En SAP Business One, gracias a la funcionalidad de Actividades, es posible registrar y consultar todas estas acciones de una forma intuitiva y ágil.

¿Para qué registrar una actividad?

• Para dejar constancia por escrito y luego poder consultarlo de una forma rápida sin depender de la memoria.
• Para mejorar el trabajo en equipo con los compañeros.
• Para mejorar el seguimiento que realizamos de clientes o proveedores.
• Para ser más eficientes y luego poder tomar mejores decisiones.

¿Qué registrar en una actividad?

• Su tipo: llamada telefónica, reunión, tarea, nota, acción de campaña de marketing u otros.
• Detalles sobre el tipo o el asunto de la actividad (en SAP aparecen como listas desplegables, lo que favorece tener una cantidad reducida y estructurada de respuestas, ideal para realizar análisis estadísticos posteriores).
• A qué usuario le asignamos la actividad: puede ser que registremos una actividad para nosotros mismos, o para otros.
• A qué cliente o proveedor le asignamos la actividad (salvo que se trate de una actividad de tipo interno; en ese caso, activaríamos la casilla Personal).
• Detalles sobre la hora, la fecha y la dirección (en el caso de tratarse de una reunión).
• Comentarios sobre la actividad y anexos.

¡No es necesario registrar todos los detalles: anote sólo lo importante, sólo lo que luego será con seguridad consultado!

Ejemplos concretos de la utilización de actividades en la empresa

• Planificación de visitas con clientes: registro de visitas a realizar por comerciales para que aparezca en calendario.
• Anotar llamadas y visitas comerciales: registro centralizado de las acciones de los comerciales, para dejar constancia de su labor. Podemos gestionar las actividades cada una de forma independiente, o agrupadas en una oportunidad CRM.
• Gestión de incidencias de clientes: registro de no conformidades y quejas relacionadas con operaciones de ventas (en el caso de que la funcionalidad de llamadas de servicio resulte poco ágil para nuestra forma de trabajo).
• Gestión de cobros: registro de reclamaciones de cobro con cliente, con el detalle de lo que nos cuenta, para seguimiento y valoración.

Recuerde: la clave de utilizar actividades es asegurar una mejor gestión de la empresa, a través de anotar lo verdaderamente importante y consultarlo en informes para tomar decisiones

¿Cómo registrar una actividad en SAP Business One?

• Desde el módulo de Interlocutores Comerciales.

• Desde el botón “Otras posibilidades” de una ficha de Interlocutor Comercial.

• Desde el menú “Pasar a” > “Actividad nueva” (o haciendo click derecho con el ratón), en cualquier documento o dato maestro.

Si te ha interesado conocer este proceso, probablemente quieras saber también cómo se gestionan los recursos humanos en SAP Business One.

La entrada Actividades en SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.

¿Para qué sirve una Factura de Reserva?

La Factura de Reserva permite un circuito de compras y de ventas diferente al habitual en el que podemos facturar antes de servir la mercancía. Es decir, en lugar del proceso estándar en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, con una factura de reserva es posible hacer un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos o a la prestación de servicios asociados.

Por lo tanto, el flujo habitual de documentos con una Factura de Reserva es el siguiente:

¿Qué utilidad puede tener esta funcionalidad?

Generalmente se aplica para casos muy concretos, en los que interesa un reconocimiento inmediato de la deuda (de ahí que se genere la factura) pero en el que, por el motivo que sea, no es viable la entrega de mercancía de forma inmediata.

Caso práctico

Un cliente nos desea comprar una determinada referencia, de forma relativamente estable y durante un plazo de tiempo elevado, por lo que nos informa que quiere solicitar 50.000 unidades. Nosotros no estamos en disposición de servir todas esas unidades en ese mismo instante, pero el cliente tampoco las quiere de golpe por motivos logísticos y aprovechamiento de espacio. Simplemente, nos informa del pedido total para intentar asegurarse de que tendrá stock a lo largo del tiempo y, sobre todo, para poder negociar un descuento.

En lugar de utilizar un rápel de ventas, nuestra empresa prefiere cerrar ya el acuerdo a través de una factura, en la que incluso tratemos de pactar los plazos de cobro de forma independiente de las entregas de mercancía a cambio de un descuento importante. De esa forma, tanto nuestra gestión de tesorería como nuestro aprovisionamiento de esa referencia podrían facilitarse.

En este caso, lo ideal sería generar una Factura de Reserva por las cantidades totales y posteriormente ir sirviendo la mercancía de forma progresiva a lo largo del tiempo.

En definitiva, separamos la gestión de la deuda de las entregas de mercancía o servicios asociados.

Dicho de otro modo, la Factura de Reserva no presenta una nueva forma de hacer las cosas en ventas o en compras, sino que contempla la funcionalidad para casos concretos. Generalmente, las empresas con sistemas de gestión que no contemplan esta funcionalidad suelen tener problemas importantes de seguimiento y control cuando les ocurre este tipo de casos.

Muchas de ellas incluso ni siquiera pueden plantear este tipo de acuerdos con sus clientes por el mismo motivo, lo que supone un ejemplo concreto del error de “adecuar el negocio al proceso, en lugar de al revés”.

Por último es importante resaltar que, aunque se ha presentado un ejemplo práctico de ventas, esta funcionalidad es aplicable también para el circuito de compras.

¿Cómo se implanta un ERP en una empresa? Descúbrelo aquí.

La entrada Facturas de reserva en SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.

Pautas

1. Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento

Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.

2. Identificar las necesidades

Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que sean gestionadas por el departamento de compras.

3. Elegir las fuentes de suministros

Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos.

4. Negociación y contratación

Las variables son:

• El poder de negociación. El poder del proveedor y el comprador determinarán la consecución de un acuerdo más o menos favorable.
• El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar a un acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lógicamente, un margen de maniobra mayor en la negociación.
• La información. Es imprescindible saber hasta dónde pueden llegar en sus pretensiones económicas o de servicio.

5. Creación y seguimiento de los pedidos

El proceso comienza con la creación del pedido y finaliza cuando el proveedor lo acepta.

6. Recepción y revisión de pedidos

Conlleva las siguientes actividades:

• Aprobación de la mercancía que se recibe.
• Descargar la mercancía.
• Colocación en ubicación o preparación para enviarlo a otro destino.
• Revisión de cantidades y condiciones de la mercancía con documento
• Introducción de los datos en un sistema electrónico.

7. Aprobación y pago de facturas de proveedores

El encargado del pago debe recibir el albarán o la factura con los datos suficientes para gestionar el pago.

8. Control de resultados

Se debe evaluar la actuación del proveedor con la empresa cubriendo los siguientes puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de información de la empresa en el momento en que sucedan para poder analizar dicha información a posteriori.
• Estas incidencias debe tener una clasificación por tipos.
• Análisis del servicio prestado por los proveedores contrastándolo con las incidencias.
• Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores.

Cumpliendo únicamente estas 8 sencillas prácticas gestionarás adecuadamente y sin ningún problema las compras que realices en tu empresa.

La entrada Importancia de la gestión de compras en la empresa se publicó primero en Itop Academy.