Algunas de las dudas más frecuentes de los empresarios a la hora de implantar un nuevo ERP suelen ser:

• El grado de complicación que puede haber en dicha implementación,
• Si la empresa tiene que dejar de trabajar en cierto tiempo.
• Los recursos internos que tienen que asignar al proyecto.
• Qué va a pasar con la información de su anterior sistema.
• Si contarán con ayuda a la hora de traspasar esa información al nuevo sistema.

Para tratar de aclarar todas estas dudas expondremos a continuación cómo llevamos este proceso de implementación en Itop de manera clara y sencilla.

Nuestro proceso de implantación conlleva una metodología que permite documentar cada fase y acuerdos a los que se llegan durante la implementación del proyecto, desglosándolo en una serie de etapas que serán debidamente firmadas por ambas partes para evitar futuros problemas en la implementación.

La duración de una implantación puede variar entre 12 y 14 semanas, dependiendo de la complejidad de los procesos de la empresa, alcance del proyecto o del número de usuarios finales a los que haya que formar.

Planificación

Es dónde definimos las fechas de planificación inicial, y los roles y responsabilidades de cada persona que vaya a intervenir en el proyecto. Por nuestra parte se asignará un coordinador o jefe de proyectos y un consultor que ejecutará la implementación.

Por parte de la empresa sería ideal definir un coordinador interno apoyado por los responsables de área específica con experiencia para poder definir bien los procesos y que además puedan ser innovadores y comprometidos con una actitud positiva y de conciliación para tomar decisiones de cara a cambios y mejoras de los procesos actuales.

Solicitaremos los datos iniciales a cargar en el sistema, usualmente los datos de los productos, clientes, proveedores y plan de cuentas. Siempre recomendamos aprovechar para depurar los datos (no incluyendo clientes que ya estén dados de baja, productos obsoletos, cuentas contables sin utilizar, etc).

Los históricos de información del anterior sistema pasarán como saldos iniciales no las transacciones, mientras que en casos específicos se pueden subir tablas de datos históricos para comparativas con el nuevo ERP. También haremos un preanálisis de los procesos actuales en cada área de la empresa para que posteriormente nuestro consultor pueda tenerlos en cuenta para tener objetivos claros y definidos a cumplir.

Análisis de Negocio

En esta etapa cotejaremos el preanálisis de los procesos del cliente que estará abierto a recibir nuestras recomendaciones para trabajar con mejores prácticas.

En vista de buscar una buena eficiencia en todos los procesos, haremos entrega de documentación con los diagramas de flujo de los procesos y el procedimiento de como va a quedar configurado el ERP.

Diseño

Esta etapa es la más larga y será cuando configuraremos el ERP de acuerdo a las necesidades encontradas, cargándose también los datos iniciales que hayamos solicitado durante la planificación.

Pruebas

En esta etapa validaremos lo que nosotros como empresa consultora hayamos entendido sobre tus necesidades y las hayamos transportado al ERP. Tienen que estar involucrados los responsables de área que estuvieron en el preanálisis para que comprueben que el ERP esté configurado para satisfacer sus necesidades.

Implementación

Estando ya cerca del arranque en productivo en tu sistema, recomendaremos que los usuarios hagan todas las prácticas posibles, definiendo responsables en la empresa para que los datos finales cumplan con el compromiso de entrega de datos finales.

Se realizará la carga de datos que nos hayan pasado al sistema, como saldo hasta la fecha, las cuentas contables, productos, clientes, proveedores, tarifas de precio, facturas pendientes de pago y cobro, etc.

Se tendrá que hacer un inventario físico para aproximarse lo más posible a los stock reales. De nuevo es importante la implicación del personal para validar que toda la información traspasada sea correcta y que cumpla la calidad que se requiere para trabajar posteriormente.

Preparación final: formación

Una vez finalizada la etapa de pruebas y validados los procesos, pasaremos a la formación de los usuarios en cada área de la forma más práctica posible, en una base de datos de prueba que contiene procesos, datos y configuración en general.

Requiere un gran compromiso y disposición por parte de todos los usuarios involucrados, asegurándonos que todas las dudas del personal sean resueltas por el consultor con el fin de que se minimicen la incertidumbre y resistencia al cambio.

Arranque y Soporte

El sistema arrancará en productivo en tu sistema, en horario adecuado para minimizar lo máximo posible la parada y con acompañamiento de nuestro personal con experiencia en contingencias.

Quién diga que un cambio de sistema tradicional a un ERP es sencillo está siendo muy optimista, ya que la realidad es que nos vamos a encontrar con problemas durante el proceso de arranque que normalmente se solucionan sobre la marcha, como por ejemplo que algunos usuarios se olviden de lo aprendido por lo que las operaciones pueden tardar más de lo normal.

Se estará habitualmente de 3 días a una semana con ajustes, siempre acompañados por nuestros consultores para que la curva de aprendizaje sea lo menos complicada posible.