La contabilidad financiera nos muestra el estado general de una empresa pero, desgraciadamente, la mayoría de veces eso no es suficiente.

Si queremos tener mayor control sobre nuestra empresa, deberemos poder tener una visión más pormenorizada de las cuentas. Es lo que se conoce como contabilidad de costes.

La contabilidad de costes pretende ayudar a la dirección en la toma de decisiones proveyendo de información sobre costes y beneficios de las distintas unidades organizacionales. A estas unidades se les llama centros de coste, también abreviados habitualmente como CECOS.

Ejemplos de centros de coste habituales pueden ser los departamentos de la empresa, proyectos concretos o emplazamientos físicos diferenciados. El concepto se basa en cada empresa defina las categorías que tienen sentido para su organización.

Una vez creados los centros de coste, se trata de asignar los costes y beneficios (*) que le correspondan a cada uno. Esto es muy sencillo en los casos en los que los gastos corresponden claramente a un centro de coste concreto pero, ¿cómo asignamos los costes generales o indirectos?

Las normas de reparto sirven para resolver esta última cuestión. Una norma de reparto no es nada más que la definición mediante la que asignamos estos costes entre los distintos centros de coste.

Supongamos, por ejemplo, que como centros de coste tenemos los distintos departamentos de nuestra empresa y que queremos repartir los gastos de consumos de materiales fungibles entre estos departamentos. Una norma de reparto posible sería definir el porcentaje de esos gastos de limpieza que le corresponde a cada departamento.

Supongamos que le queremos asignar un 8% al Dpto. de Administración, 14% a Gerencia, 24% a Informática, 22% al SAT y 32 % al Dpto. de Ventas (Figura 1). Para hacerlo, en el menú de SAP B1, iremos a Finanzas > Contabilidad de costes > Normas de reparto.

Añadiremos un nuevo registro mediante el botón  del menú superior.

Figura 1. Norma de reparto de consumos porcentuales por departamento.

SAP Business One también nos permite hacer repartos que no sean por porcentaje sino en valor absoluto, por ejemplo podríamos crear una norma de reparto para los departamentos en función de los metros cuadrados que ocupa cada uno. Podría ser útil para repartir los gastos de alquiler o los de limpieza. Para hacerlo, solo tendremos que indicar un valor total distinto de 100, para que no interprete los datos como porcentaje sino como valores absolutos (Figura 2).

Figura 2. Norma de reparto por valores absolutos.Asignación en función de los m2 de ocupación.

En definitiva, los centros de coste y las normas de reparto son una herramienta útil de la contabilidad de costes que nos permite disponer de la información necesaria para una toma de decisiones basada en evidencias.

(*) Las definiciones estrictas serían centro de coste y centro de beneficios, respectivamente. Sin embargo, dado que en el día a día de las empresas es extraño que los centros sean puramente de gastos o puramente de beneficios, se acostumbra a hablar de forma genérica centros de coste. Así los llama SAP Business One y por eso hablamos únicamente de centros de coste en este artículo, pero siempre refiriéndonos a ambos conceptos.