En la empresa, es esencial seguir una serie de pautas que nos ayuden a realizar la gestión de compra de la mejor manera posible. Pero, ¿de cuáles estamos hablando exactamente?

Pautas

1. Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento

Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.

2. Identificar las necesidades

Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que sean gestionadas por el departamento de compras.

3. Elegir las fuentes de suministros

Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos.

4. Negociación y contratación

Las variables son:

• El poder de negociación. El poder del proveedor y el comprador determinarán la consecución de un acuerdo más o menos favorable.
• El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar a un acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lógicamente, un margen de maniobra mayor en la negociación.
• La información. Es imprescindible saber hasta dónde pueden llegar en sus pretensiones económicas o de servicio.

5. Creación y seguimiento de los pedidos

El proceso comienza con la creación del pedido y finaliza cuando el proveedor lo acepta.

6. Recepción y revisión de pedidos

Conlleva las siguientes actividades:

• Aprobación de la mercancía que se recibe.
• Descargar la mercancía.
• Colocación en ubicación o preparación para enviarlo a otro destino.
• Revisión de cantidades y condiciones de la mercancía con documento
• Introducción de los datos en un sistema electrónico.

7. Aprobación y pago de facturas de proveedores

El encargado del pago debe recibir el albarán o la factura con los datos suficientes para gestionar el pago.

8. Control de resultados

Se debe evaluar la actuación del proveedor con la empresa cubriendo los siguientes puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de información de la empresa en el momento en que sucedan para poder analizar dicha información a posteriori.
• Estas incidencias debe tener una clasificación por tipos.
• Análisis del servicio prestado por los proveedores contrastándolo con las incidencias.
• Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores.

Cumpliendo únicamente estas 8 sencillas prácticas gestionarás adecuadamente y sin ningún problema las compras que realices en tu empresa.