Como se ha explicado en artículos anteriores, un ECM es un sistema realmente eficaz y necesario en las empresas ya que nos ayuda a acceder y presentar la información de una manera fácil y cómoda.
Con Alfresco, uno de los mejores programas para la gestión documental y, además, bajo licencia software libre, podemos llevar a cabo la tan necesaria gestión documental como la gestión de contenidos.
Implantar un sistema ECM en tu empresa, impulsará tu negocio gracias a los extraordinarios beneficios que proporciona:
En bastantes empresas se pierde bastante tiempo para encontrar los documentos cuando hacen falta, al implantarse un sistema ECM todos los archivos y documentos importantes se guardan en un mismo lugar. Al estar todos los archivos centralizados se puede acceder a ellos de manera mucho más rápida y fácil. También cabe destacar que el sistema ECM permite ahorrarse el problema de que existan archivos repetidos y por lo tanto se generen confusiones que llevan directamente a la pérdida de tiempo.
No depender de ficheros físicos permite abaratar mucho los costes de la empresa, ya que elementos como los archivadores, impresoras y tóneres ya no serán necesarios. Se suele pensar que estos costes no son para tanto pero a lo largo de los años van sumando y al final este ahorro supone bastante dinero que se ha podido emplear en otros aspectos.
Ya sea de forma física o digital el hecho de tener todos los archivos en un mismo lugar sin redundancias permite ahorrar bastante espacio ya sea en el servidor o en los ordenadores de los trabajadores. De la misma manera, los archivos físicos de la empresa también se reducen, haciendo que no se necesiten espacios físicos para almacenar toda la documentación.
Tener todos los ficheros centralizados en un sistema accesible desde cualquier lugar también permite que si por alguna razón un trabajador no puede acudir físicamente al trabajo, él pueda trabajar desde casa o donde se requiera.
El uso de un sistema ECM también afecta directamente a la atención al cliente y su satisfacción. Poder responder a las dudas o a las peticiones de los clientes con la máxima rapidez es primordial para que el cliente esté contento. Este sistema te permitirá acceder de manera prácticamente instantánea a los datos que se pidan y por lo tanto responder a los clientes al momento, ahorrando el tiempo que podría hacer impacientar al cliente.
Si los trabajadores pueden acceder a los datos que necesitan de manera rápida y eficaz sin tener que depender de otros trabajadores para obtener los documentos, eso afecta directamente a la productividad, haciendo que los trabajadores puedan realizar sus tareas de manera óptima. Además de aumentar el desempeño también permite ahorrar frustraciones de los trabajadores por no poder hacer su trabajo de manera óptima, por lo tanto su actitud a la hora de realizar su labor será mucho más positiva y por lo tanto más productiva.
Una de las soluciones tecnológicas más importantes y claves para gestionar adecuadamente nuestra empresa es el ECM o Gestor Documental.
Aún a día de hoy, en un mundo cada vez más tecnológico, muchas empresas siguen gestionando sus procesos empresariales de una forma más manual y obsoleta, pudiendo hacerlo de una forma más eficiente y productiva gracias a la implementación de nuevas tecnologías, como es el caso de un ECM o Gestor Documental.
Muchas empresas y negocios se preguntan día y día cómo gestionar su información y documentación con una mayor rapidez, productividad y seguridad. Lo que no saben es que con un sistema ECM o Gestor Documental, como es Alfresco, se puede hacer esto y mucho más.
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