Los cuadernos bancarios son muy útiles para mejorar la eficacia en las empresas y poder simplificar diversas gestiones que nos ahorran un tiempo valioso.

Pero, ¿qué son exactamente los cuadernos bancarios, cuáles son los mas importantes y cómo se gestionan en SAP Business One?

Veamos todas estas cuestiones:

Por cuadernos bancarios o Normas AEB (Asociación Española de la Banca) identificamos una serie de normas o protocolos comunes a todas las entidades bancarias que operan en España y que determinan las características de los ficheros informáticos emitidos o recibidos por cada entidad financiera.

Su función es establecer procedimientos automáticos para el tratamiento de la información relacionada con los diferentes productos y servicios bancarios utilizados generalmente por las empresas.

Gracias a esto es posible desarrollar aplicaciones o programas informáticos que permiten procesar la información contenida en dichos ficheros de forma automática y por tanto generan importantes ahorros de tiempo.

En una empresa, podemos destacar varios cuadernos:

• Cuaderno 34 AEB. Órdenes en fichero para la emisión de transferencias y cheques.

La AEB, para mejorar la eficacia cuando el volumen de transferencias diarias es elevada, ha definido las características que tiene que tener un fichero que contuviera la lista de órdenes de pago o transferencias a través de su estándar Norma 34.

Con este Cuaderno la empresa podrá enviar en cuestión de poco tiempo, toda la información referente a las transferencias a realizar a sus proveedores o las nóminas para que la entidad pueda procesarlo y enviarlo.

Al igual que con la Norma 43, el Cuaderno 34 es tan solo un estándar que indica cuáles son las características que tiene que tener el programa para realizar su procesamiento.

• Cuaderno 43 AEB. Información normalizada de cuenta corriente.

Este cuaderno es el encargado de regular y normalizar la transmisión de extractos de cuentas corrientes y pólizas de crédito.

Es de gran utilidad para la realización de la conciliación bancaria y por desgracia es poco utilizado en las empresas debido al desconocimiento.

• Cuaderno 68 AEB. Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados.

En la norma 68 se ofrece un estándar para que los beneficiarios puedan recibir el detalle del pago domiciliado, con detalle de cada una de las facturas mediante el envío de una carta, en la que se le indicará al proveedor que tiene un crédito comercial a su favor. A través de e este servicio, las entidades financieras ofrecen a sus clientes la gestión, el aviso y el posterior abono de sus pagos a terceros.

En SAP Business One podemos utilizar un add-on llamado Payment Engine que usaremos para crear ficheros bancarios para pagos recibidos (cobro de cargo) o pagos efectuados (transferencia bancaria).

Payment Engine permite también leer extractos bancarios electrónicos y procesar manualmente los extractos bancarios recibidos mediante el libro de caja y bancos.

El proceso para ejecutarlo sería el siguiente: