¿Cuántas veces hemos perdido tiempo y esfuerzo intentando encontrar algún documento, archivo o información en un momento determinado? ¿Cuántas ocasiones nos hemos desquiciado buscando algo en nuestros archivadores sin la fortuna de haberlo encontrado?

En la actualidad, gracias a los Sistemas de Gestión Documental (ECM), en las empresas ya no vivimos estos problemas, ya que contar con una herramienta o software en el cual podamos contar con todo eso de una forma digitalizada hace mucho más fácil y ágil el proceso de búsqueda de la información.

Pero no voy a entrar en más detalles, en anteriores artículos ya hemos explicado la importancia de tener un ECM en nuestro negocio.

Esta vez toca explicar un nuevo caso práctico sobre Alfresco, uno de los mejores ECM que existen en el mercado.

Recordemos que en nuestro último artículo explicamos cómo se creaban los usuarios y grupos en Alfresco. Ahora es el turno de la creación y gestión de categorías:

Para ponernos en una situación real, supongamos que trabajamos en el departamento de marketing digital de nuestra empresa y necesitamos tener archivados nuestros documentos de marketing. Para ello necesitaremos crear una categoría cuyo nombre sea “Documentos de Marketing” y así poder distinguirla del resto.

Acceder al Administrador de categorías

Para poder crear categorías en Alfresco, lo primero que debemos hacer es ir a “Herramientas de Administración” y, posteriormente, pulsar “Administrador de categorías” en el menú que aparece en la izquierda, tal y como podemos ver en la siguiente imagen:

Crear la categoría en “Tags”

Una vez hecho esto, para crear la categoría o subcategoría, debemos seleccionar la categoría en la que deseamos crearla, nos saldrá un menú contextual en el cual pulsaremos el “+” para añadir una nueva categoría.

Ahora es el momento de crear nuestra categoría “Documentos de Marketing” dentro de “Tags”.

En el caso de que deseemos en algún momento editar la categoría, tendremos que pulsar en el icono del lápiz en el menú contextual. Si lo que queremos es eliminarla, pulsaremos la “X”.

Comentar de paso que en el caso de asignar una categoría, el documento tendrá que ser categorizable para poder asignarle la categoría directamente editando las propiedades o mediante reglas de carpetas.