Guía para gestionar niveles de stock en SAP Business One

La gestión eficiente del inventario es fundamental para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos. Mantener un equilibrio adecuado evita tanto las costosas roturas de stock, que pueden derivar en pérdida de ventas y clientes insatisfechos, como el exceso de inventario, que inmoviliza capital y aumenta los costes de almacenamiento. SAP Business One, como solución ERP integral, ofrece herramientas potentes para controlar este aspecto crítico.

En Itop Academy, queremos ayudarte a dominar estas funcionalidades. En esta guía práctica, nos centraremos en cómo configurar y utilizar los niveles de stock Necesario, Mínimo y Máximo dentro de SAP Business One para optimizar tus operaciones.

La configuración de los niveles de stock se realiza directamente en la ficha del artículo, proporcionando un control granular sobre tu inventario.

1. Accediendo a la configuración principal

Para empezar a definir los niveles de stock de un artículo específico, debes navegar a:

Módulo Inventario -> Datos Maestros Artículo.
Busca y selecciona el artículo deseado.
Dirígete a la pestaña “Datos de Inventario”.

En la parte derecha de esta pestaña, encontrarás la sección clave “Nivel de stock”, donde podrás definir los valores globales para el artículo.

2. Nivel de stock necesario

Este campo es esencial para la planificación de compras. Representa la cantidad imprescindible que necesitas tener disponible para operar con normalidad.

Función: SAP Business One utiliza este valor para sugerir cantidades al crear documentos de compra, como un pedido.
Cálculo de sugerencia: El sistema calcula la cantidad necesaria para alcanzar este nivel basándose en el stock disponible actual.
Ejemplo Práctico: Si tu nivel necesario es 200 y tu stock disponible es 125, al añadir el artículo a un pedido de compra, SAP Business One te sugerirá pedir 75 unidades (200 – 125 = 75).
Importante: Como indica el sistema, este nivel se define y calcula según la “Unidad de Medida de Compras” configurada en la pestaña “Datos de Compra”.

3. Niveles de stock Mínimo y Máximo

Estos dos campos establecen los límites inferior y superior para tu inventario físico.

Nivel mínimo: Es la cantidad más baja de stock que consideras aceptable tener en el almacén. Su objetivo principal es actuar como un colchón de seguridad para evitar roturas de stock inesperadas.
Nivel máximo: Representa la cantidad tope de stock que deseas almacenar para ese artículo, ayudando a prevenir el sobrestock y los costes asociados.
Funcionamiento: A diferencia del nivel necesario (que influye en las sugerencias de compra), los niveles de stock mínimo y máximo actúan como controles durante las transacciones que afectan directamente al inventario físico (entregas, entradas de mercancías, facturas directas, etc.). El sistema verifica la cantidad en stock (no la disponible) contra estos límites.
Ejemplo práctico (mínimo): Si tienes 100 unidades en stock y tu mínimo es 75, al intentar crear una entrega por 26 unidades (lo que dejaría el stock en 74), SAP Business One puede bloquear la operación o mostrar una advertencia, dependiendo de la configuración del sistema. Si la entrega es por 25 unidades (dejando el stock justo en 75), sí lo permitiría.
Ejemplo práctico (máximo): De forma inversa, si tu stock máximo es 500 y tienes 450 unidades, intentar registrar una entrada de mercancías por 60 unidades podría ser bloqueado o advertido.

4. Configuración de las respuestas del sistema

La reacción de SAP Business One al intentar operar fuera de los rangos mínimo y máximo es configurable. Puedes definir si el sistema debe:

Bloquear la operación: Impide finalizar el documento.
Mostrar sólo un mensaje de advertencia: Alerta al usuario pero permite continuar.
No mostrar ningún mensaje: Permite operar sin restricciones de aviso.

Esta configuración se encuentra en: Gestión -> Inicialización Sistema -> Parametrizaciones de Documento -> Pestaña “Por Documento” (o “General”, según versión) -> Sección “Respuesta para liberar/Recibo de inventario fuera del rango definido”. Esto te da flexibilidad para adaptar el sistema a tus políticas internas de gestión de niveles de stock.

5. Gestión avanzada: niveles de stock por almacén

Si tu empresa opera con múltiples almacenes, SAP Business One permite definir los niveles de stock de forma individualizada para cada uno.

Activación: En la pestaña “Datos de Inventario”, marca la casilla “Gestión de stocks por almacén”.
Nuevas columnas: Al marcar esta opción, aparecerán columnas en la tabla de almacenes (stock mín., stock máx., nivel de necesario) para que introduzcas los valores específicos de cada ubicación.
Agregación: Los campos globales de nivel de stock (necesario, mínimo, máximo) en la parte superior derecha pasarán a mostrar la suma de los valores definidos en cada almacén.

Esta funcionalidad es esencial para una gestión precisa cuando la demanda y las necesidades de stock varían entre diferentes localizaciones.

Dominar la configuración de los niveles de stock Necesario, Mínimo y Máximo en SAP Business One es un paso importante hacia una gestión de inventario optimizada. Te permite automatizar sugerencias de compra, prevenir situaciones de stock no deseadas (tanto por defecto como por exceso) y tener un control más ajustado de tus activos. Implementar correctamente estos parámetros se traduce en una mayor eficiencia operativa, reducción de costes y mejora en la satisfacción del cliente.

Si deseas profundizar en la gestión de niveles de stock, configurar alertas personalizadas o explorar otras funcionalidades avanzadas de inventario en SAP Business One, te invitamos a formarte con nuestro curso de Fundamentos de Compras, Ventas y Logística. Si tienes dudas o necesitas asesoramiento, no dudes en contactarnos, visitar nuestra página web o escribirnos a info@itop.es.