En este artículo te voy a explicar uno de los procesos más comunes y básicos que se realizan en él: la creación y administración de sitios.

Antes de empezar, ¿sabes qué es un sitio? Se trata de la unidad fundamental de organización de Share. No existe una organización jerárquica de sitios y estos son independientes entre sí.

Aunque Alfresco tiene un apartado llamado “ficheros compartidos”, al cual tienen acceso todos los usuarios, también nos da la posibilidad de crear sitios privados, donde invitar a un determinado número de usuarios y poder compartir con ellos los documentos y tener una mejor organización.

Para mostrarte cómo se hace y que lo entiendas mejor, voy a crear en este caso el sitio «Compras y ventas» al cual únicamente tendrá acceso el administrador y el personal de administración. En él se almacenarán y gestionarán todos los documentos de compras y ventas.

Creación del sitio

El primer paso es crear el sitio. Para ello, como podemos ver en la siguiente imagen, hacemos clic en la pestaña «Sitios»  y seleccionamos «crear sitio».

A continuación nos aparecerá un formulario con los siguientes campos a rellenar:

• Nombre: Nombre del sitio.
• Nombre de URL: Este campo se completa solo.
• Descripción: Descripción del sitio.
• Visibilidad: Aquí definimos si el sitio será público para todo el mundo o tendrá restricciones de acceso.

Nosotros lo hemos rellenado de la siguiente manera:

Una vez hayamos cumplimentado el formulario, pulsaremos el botón «guardar». Cuando lo hayamos hecho nos aparecerá el sitio en la pestaña de sitios.

Administración del sitio

Para administrar el sitio tenemos que dirigirnos a «herramientas de administración» en la barra superior y luego en el menú lateral pulsaremos «Administrador de sitios». Aquí se nos mostrará un listado de todos los sitios creados y podremos cambiarle la visibilidad o eliminarlos.

Si pulsamos en el sitio «Compras y ventas» aparecerá la pantalla de administración del sitio, en la cual podemos administrar los usuarios o grupos que pertenecen a dicho sitio.

Si queremos añadir un usuario pulsamos en el botón «Añadir usuarios».

En esta pantalla que nos aparece, en el punto 1 buscamos el usuario o usuarios que queremos añadir. Luego en el punto 2 le asignamos los permisos que tendrá este usuario mediante el rol, es decir, qué acciones podrá realizar cada uno de los miembros o usuarios del sitio colaborativo. Aquí existen cuatro roles definidos, de más a menos privilegios:

• Administrador: Tiene control total sobre el sitio, esto es, configuración y contenidos.
• Colaborador: Puede crear nuevo contenido y modificar el contenido existente.
• Contribuidor: Puede crear contenido y modificarlo siempre que sea de su propiedad.
• Consumidor: Puede visualizar y descargar copias del contenido pero no modificarlo.

Por último, en el punto 3 pulsamos el botón «añadir usuarios».

De esta manera ya tendríamos añadidos usuarios nuevos a este sitio. La próxima vez que estos usuarios se conecten podrán acceder al sitio de Compras y ventas.

Si además queremos añadir un grupo, tendremos que pulsar en la pestaña «Grupos» y repetir el proceso.

¿Necesitas ayuda para realizar otro proceso en Alfresco? ¡Nosotros te echamos una mano! 

La entrada ¿Cómo se crean y administran sitios en Alfresco? se publicó primero en Itop Academy.

Veamos los siguientes pasos para realizarlo:

Crear un nuevo proyecto en Visual Studio

Seleccionar el tipo de proyecto

Aquí hacemos click en “Aplicación de Windows Forms” como podemos ver en la imagen y asignaremos el nombre “DI_API_1_CONEXIONBD”.

Crear la estructura

Una vez tenemos nuestro proyecto creado, elaboraremos la estructura, la cual será similar a la siguiente:

Si te has fijado, se ha cambiado el nombre por defecto del formulario inicial, de “Form1” a “ConnectionForm”, desde el “Explorador de soluciones” con el botón derecho del ratón:

Agregar botón al formulario

Con el proyecto creado, agregaremos un botón a nuestro formulario “ConnectionForm.cs” de forma que su aspecto será:

Asignar referencia

Para poder usar la DI API deberemos agregar la referencia correspondiente a nuestro proyecto. Esto lo haremos desde el explorador de soluciones con botón derecho sobre “References” y pulsando en “Agregar referencia”. Seleccionaremos la referencia desde la pestaña “COM” de la DI API correspondiente a la versión con la que trabajamos:

Añadir la cláusula

Una vez agregada la referencia, agregaremos una cláusula “Using” a nuestro código asociado al formulario “ConnectionForm.cs” de forma que podamos usar todas las clases contenidas en la librería sin necesidad de escribir continuamente el namespace al que pertenecen “SAPbobsCOM”:

Crear un método privado

Para realizar la conexión crearemos un método privado que llamaremos “connectToSapB1DIAPI”. Este método devolverá un valor booleano que indicará si la conexión se ha realizado con éxito o no (true o false respectivamente). Además se definen dos parámetros de salida que devolverán el posible código de error procedente de SAP B1 (valor entero), así como el posible mensaje de error asociado a dicho código (cadena de caracteres).

En este método se instancia un objeto de la clase “Company” (clase principal de la DI API) que será usado desde nuestro programa para realizar cualquier operación relativa a la base de datos, desde realizar la conexión inicial, hasta crear pedidos, albaranes, facturas o modificar datos maestros de algún artículo, cliente, etc.

Una vez que hemos creado nuestro método para realizar la conexión a la sociedad, haremos la llamada apropiada cuando se pulse en el botón creado en nuestro formulario. Para esto haremos doble click sobre nuestro botón y escribiremos el siguiente código:

Con esto ya tendríamos nuestra primera aplicación que usa DI API, únicamente faltaría ejecutarla y comprobar que funciona correctamente.

La entrada Cómo se conecta una sociedad SAP Business One a través de DI API se publicó primero en Itop Academy.

Los procesos CRM son aquellos que tienen que ver con la gestión de la relación con los clientes, es decir, el proceso de captación o marketing, el proceso de la venta o la gestión de oportunidades, el proceso de la prestación del servicio y por último el de la postventa o la atención al usuario.

¿SAP Business One dispone de módulos que cubran con esta funcionalidad? La respuesta es si.

Aquí les resumo:

• Marketing: Gestión de Campañas y Interlocutores comerciales tipo Leads. Aquí tienen un vídeo que muestra cómo funciona.
• Ventas: Gestión de Oportunidades, Contactos e Interlocutores comerciales y Ofertas. Aquí tienen un vídeo.
• Prestación de servicios: Flujo de pedidos de venta (si vendemos productos) y Gestión de Proyectos (si vendemos proyectos). La parte logística es más habitual pero ahora también está disponible la de gestión de proyectos aquí tienen un vídeo.
• Postventa: Gestión de tickets, FAQ y contratos de servicio. Les dejo otro video donde lo explica.

Como hemos podido comprobar SAP Business One dispone de un completo CRM que además está en continua evolución.

La entrada ¿SAP Business One tiene un CRM? se publicó primero en Itop Academy.

Muchos empresarios hablan de SAP, en prensa, en internet y en foros encontramos ingentes cantidades de información que reza sobre un enorme despliegue de aplicaciones que puede apabullar al neófito.

Para acercarnos mejor a la definición que más pueda ilustrar lo que es SAP hemos de comprender que toda empresa y organismo ha de estar de algún modo gestionado y es aquí donde radica el verdadero quebradero de cabeza del empresario a la hora de elegir el cómo y en qué tiempo va a lograr una buena gestión de su empresa.

En el mundillo esto lo conocemos como ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) que dicho de otra manera, es la tecnología necesaria para que una empresa esté debidamente gestionada.

En cada tramo de gestión de una empresa encontramos numerosos procesos (compras, ventas, logísticas, contabilidad, personal… ) y un largo etcétera de procesos que a su vez son divididos en pequeños procesos, cada uno con sus particularidades y la forma especial de ser gestionado.

Obviamente, cuando dimensionamos con lápiz y papel el esquema de cada uno de los procesos hasta la totalidad, es muy probable que el empresario acabe con un gran dolor de cabeza y sobre todo con la sensación terrorífica de que no está controlando su negocio de forma eficiente. Aquí la tecnología ocupa su lugar.

Pero no cualquier ERP o sistema de gestión es válido, y esta es la gran confusión de muchos empresarios que buscan aplicaciones compradas en supermercados con el afán de depositar en ellas la gran responsabilidad de la gestión de toda una empresa. Aquí hace falta mucha potencia, fluidez, sencillez y sobre todo metodología, implantación y seguimiento, siendo un elemento indispensable en el que hay que invertir de forma concienzuda.

Cuando se habla de SAP obviamente estamos haciendo una clara referencia a los ERP, quizás al ERP por excelencia y seguramente al más conocido en todo el mundo… pero ¿Por qué?

El éxito de SAP

En 1972, en Mannheim, Alemania, tres ingenieros tuvieron una idea. Ellos querían producir un software que marcara un tendencia acerca de cómo debían hacerse las cosas en el mercado para soluciones de negocios integradas y dieron inicio a una pequeña empresa llamada Systemanalyse and Programmentwicklung. Desde entonces, aquella compañía se llama SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos).

Desde el comienzo, SAP se dedicó al software para aplicaciones de negocios. Por la colaboración con ejecutivos de negocios e IT y teniendo socios en todo el mundo SAP desarrolló una forma única de comprender los desafíos encontrados en la implementación de soluciones tecnológicas para usuarios de negocios, desarrollando software que puede ayudar a las compañías a integrar sus procesos de negocios ayudando a toda la empresa a funcionar más ordenadamente.

Los sistemas versátiles y modulares pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.

SAP AG es la empresa que ha creado SAP desde una perspectiva de gestión empresarial, contando con su presencia en más de 130 países, superando los 280.000 clientes y más de 300 líneas de desarrollo orientado al empresario. Además recientemente ha sido catalogada por numerosas fuentes como la empresa líder mundial en Inteligencia de Negocios.

Los 40 años de existencia de SAP en el mundo de la gestión establece una gran raíz de conocimiento en sectores como el automotriz, alta tecnología, comercio, cuidado de la salud, distribución de mayoristas, educación superior e investigación, ingeniería, construcción, medios impresos, maquinaria y componentes industriales, producción y manufactura, química, servicios, textil, entre otras.

El éxito de su empresa depende de la calidad de la información y de la velocidad con que la misma puede ser compartida. Depende de que rápidamente pueda responder y adaptarse a los cambios tecnológicos de su negocio. Con SAP podrá más que solamente acompañar tales cambios. Podrá abrir el camino.

Y nadie le podrá dar un mayor retorno sobre la información que SAP. SAP ha liderado la industria en investigación y desarrollo, gastando en estas actividades un 20% de sus ganancias anuales. Debido a este hecho, SAP ha presentado soluciones innovadoras.

Además, desde el punto de vista del usuario, cada implantación se transforma en caso de éxito gracias a una metodología de implantación muy eficaz y una herramienta tecnológica verdaderamente sólida. SAP está ayudando a las empresas a mejorar las relaciones con sus clientes, perfeccionar la colaboración con sus socios de negocios y crear eficiencias a través de sus cadenas de abastecimiento y operaciones de negocios.

Los portafolios de soluciones de negocio de SAP brindan soporte a los procesos de negocios específicos de más de 25 industrias.

Cada día gracias a las constantes innovaciones y desarrollos que implementa SAP, el cliente siempre tiene una sensación de avance e innovación en cada actualización.

Como gran mejora en estos últimos meses destaca su nuevo desarrollo llamado Hana como un motor de base de datos propio que no depende de ningún desarrollo de terceros, garantizando un nuevo paradigma en el tratamiento y gestión de datos, velocidad, escalabilidad y estabilidad.

Dentro de la numerosa oferta de SAP, destacamos SAP Business One como una solución completa de cara a la Pequeña y Mediana empresa, sea cual sea su sector. SAP Business One incluye todos los procesos que necesita para operar todo su negocio.

A diferencia de las soluciones de nicho, ofrece funciones completas de administración que cubren las finanzas, las ventas, los clientes, el inventario y las operaciones. Y debido a que está diseñada especialmente para las pequeñas y medianas empresas, puede instalarse rápidamente y es muy fácil de mantener. Y lo más importante, SAP Business One es fácil de usar contando con una poderosa red de Partners que brindan el soporte y el servicio que el cliente necesita.

¿Sabías que SAP se ha unido a dos grandes como Microsoft y Adobe para ofrecer «experiencias inteligentes»? Aquí te lo contamos.

La entrada ¿Qué es SAP y por qué se ha convertido en líder mundial? se publicó primero en Itop Academy.

En SAP Business One puede utilizar varias teclas o combinaciones de teclas para acceder a las operaciones o comandos que se utilizan con más frecuencia. Estas teclas de acceso rápido equivalen a los comandos de menús.

SAP Business One le proporciona teclas de acceso rápido generales con las que ya puede estar familiarizado por otras aplicaciones y teclas de acceso rápido que sólo existen en SAP Business One.

Muchas de las teclas de acceso rápido aparecen en los menús:

Teclas de Acceso Rápido Generales de SAP Business One

• Modificar un nombre de campo de una ventana: Pulse y mantenga pulsado CTRL mientras hace doble clic en el nombre del campo para abrir la ventana Modificar descripción.
• Pasar al siguiente campo activo: Pulse TAB
• Pasar al campo activo anterior: Pulse y mantenga pulsado Mayús+ TAB
• Introducir la fecha actual: Introduzca cualquier carácter no numérico + TAB, por ejemplo, W + TAB.
• Introducir una fecha del mes actual: Introduzca un dígito para la fecha + TAB, por ejemplo, 12 + TAB para el 12 de Marzo, donde Marzo es el mes en curso.
• Introducir una fecha del año actual: Introduzca dígitos para la fecha y mes + TAB, por ejemplo, 1212 + TAB para el 26 de Julio de 2011, donde 2011 es el año en curso.
• Introducir cualquier fecha:  Introduzca dígitos para el día, mes y año + TAB, por ejemplo, 310710 + TAB para el 31 de Julio de 2010.
• Seleccionar líneas consecutivas: Seleccione la primera línea, pulse Mayús y seleccione la última línea.
• Seleccionar cualquier línea de las mostradas: Seleccione la primera línea, pulse CTRL y seleccione la siguiente línea apropiada.
  
• Anular la selección de una línea: Pulse CTRL + seleccione la línea correspondiente.
  

Teclas de Acceso Rápido en Documentos de Compra y Ventas

• Visualizar un documento base (Pasar a Documento base): CTRL + N
• Visualizar un documento destino (Pasar a Documento destino): CTRL + T
• Visualizar información detallada de línea (Pasar a Detalles de línea): CTRL + L
• Visualizar la ventana Medios de pago (Pasar a Medios de pago): CTRL + Y
• Visualizar la ventana Ganancia bruta (Pasar a Ganancia bruta): CTRL + G
• Visualizar la ventana Cálculo de volumen y peso de artículos entregados (Pasar a Cálculo de volumen y peso): CTRL + W
• Generar el informe Diario contable (Pasar a Diario contable…): CTRL+ J
• Situar el cursor sobre el campo Código IC (Pasar a Código IC): CTRL + U
• Pasar a la primera línea de la tabla (Pasar a Primera línea): CTRL + H
• Pasar a la última línea de la tabla (Pasar a Última línea): CTRL + E
• Pasar al campo Comentarios (Pasar a Comentarios): CTRL + R
• Visualizar la información referente al número de lote/serie (Pasar a Números de serie/de lote): CTRL+TAB en el campo Cantidad
• Visualizar una lista de artículos alternativos (Pasar a Artículos alternativos): CTRL+TAB en el campo Número de artículo
• Visualizar la asignación de artículo en un almacén (Pasar a Informe stock en almacén): CTRL+TAB en el campo Almacén

Teclas de Acceso Rápido en Documentos de Pago

• Visualizar la ventana Medios de pago (Pasar a Medios de pago…): CTRL + Y
• Generar el informe Diario contable (Pasar a Diario contable…): CTRL + J
• Situar el cursor sobre el campo Código de IC (Pasar a Código de IC): CTRL + U
• Pasar a la primera línea de la tabla (Pasar a Primera línea): CTRL + H
• Pasar a la última línea de la tabla (Pasar a Última línea): CTRL + E
• Pasar al campo Comentarios (Pasar a Comentarios): CTRL + R
• Copiar el importe vencido en los campos Total o Importe en la ventana Medios de Pago (Haga clic con el botón derecho del ratón en Copiar saldo vencido): CTRL + B en el campo Total o Importe
• Pasar al siguiente campo activo después de modificar el nombre del interlocutor comercial o de una cuenta de mayor en Cheques para pago: CTRL + Mayús + TAB

Teclas de Acceso Rápido en Documentos para Inventario y Producción

• Visualizar los detalles de la línea seleccionada (Pasar a Detalles línea…): CTRL + L
• Pasar a la primera línea de tabla (Pasar a Primera línea): CTRL + H
• Pasar a la última línea de la tabla (Pasar a Última línea): CTRL + E
• Pasar a la primera línea de la tabla (Pasar a Primera línea): CTRL + H
• Pasar al campo Comentarios (Pasar a Comentarios): CTRL + R
• Visualizar el número de lote o serie del artículo, si existe (Pasar a Número se serie/de lote): CTRL + TAB en el campo Cantidad

La entrada Teclas de acceso rápido en SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.