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Gestión Documental y Alfresco

¿Cómo se crean y administran sitios en Alfresco?

abrahamgonzalez@itop.es
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Alfresco es uno de los sistemas ECM más utilizados por las empresas a nivel mundial, ya que presenta múltiples beneficios que ayudan a gestionar y administrar toda la documentación de forma ágil y eficiente.

En este artículo te voy a explicar uno de los procesos más comunes y básicos que se realizan en él: la creación y administración de sitios.

Antes de empezar, ¿sabes qué es un sitio? Se trata de la unidad fundamental de organización de Share. No existe una organización jerárquica de sitios y estos son independientes entre sí.

Aunque Alfresco tiene un apartado llamado “ficheros compartidos”, al cual tienen acceso todos los usuarios, también nos da la posibilidad de crear sitios privados, donde invitar a un determinado número de usuarios y poder compartir con ellos los documentos y tener una mejor organización.

Para mostrarte cómo se hace y que lo entiendas mejor, voy a crear en este caso el sitio “Compras y ventas” al cual únicamente tendrá acceso el administrador y el personal de administración. En él se almacenarán y gestionarán todos los documentos de compras y ventas.

Creación del sitio

El primer paso es crear el sitio. Para ello, como podemos ver en la siguiente imagen, hacemos clic en la pestaña “Sitios”  y seleccionamos “crear sitio”.

A continuación nos aparecerá un formulario con los siguientes campos a rellenar:

  • Nombre: Nombre del sitio.
  • Nombre de URL: Este campo se completa solo.
  • Descripción: Descripción del sitio.
  • Visibilidad: Aquí definimos si el sitio será público para todo el mundo o tendrá restricciones de acceso.

Nosotros lo hemos rellenado de la siguiente manera:

Una vez hayamos cumplimentado el formulario, pulsaremos el botón “guardar”. Cuando lo hayamos hecho nos aparecerá el sitio en la pestaña de sitios.

Administración del sitio

Para administrar el sitio tenemos que dirigirnos a “herramientas de administración” en la barra superior y luego en el menú lateral pulsaremos “Administrador de sitios”. Aquí se nos mostrará un listado de todos los sitios creados y podremos cambiarle la visibilidad o eliminarlos.

Si pulsamos en el sitio “Compras y ventas” aparecerá la pantalla de administración del sitio, en la cual podemos administrar los usuarios o grupos que pertenecen a dicho sitio.

Si queremos añadir un usuario pulsamos en el botón “Añadir usuarios”.

En esta pantalla que nos aparece, en el punto 1 buscamos el usuario o usuarios que queremos añadir. Luego en el punto 2 le asignamos los permisos que tendrá este usuario mediante el rol, es decir, qué acciones podrá realizar cada uno de los miembros o usuarios del sitio colaborativo. Aquí existen cuatro roles definidos, de más a menos privilegios:

  • Administrador: Tiene control total sobre el sitio, esto es, configuración y contenidos.
  • Colaborador: Puede crear nuevo contenido y modificar el contenido existente.
  • Contribuidor: Puede crear contenido y modificarlo siempre que sea de su propiedad.
  • Consumidor: Puede visualizar y descargar copias del contenido pero no modificarlo.

Por último, en el punto 3 pulsamos el botón “añadir usuarios”.

De esta manera ya tendríamos añadidos usuarios nuevos a este sitio. La próxima vez que estos usuarios se conecten podrán acceder al sitio de Compras y ventas.

Si además queremos añadir un grupo, tendremos que pulsar en la pestaña “Grupos” y repetir el proceso.

¿Necesitas ayuda para realizar otro proceso en Alfresco? ¡Nosotros te echamos una mano! 

¿Quieres ponerte en contacto con nosotros?
Si necesitas ayuda, más información o te gustaría realizar alguna consulta.

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