¿Cómo funcionan las reclamaciones en SAP Business One?

Un aspecto de vital importancia en la administración de las empresas hoy en día es la gestión de los deudores. Esta cuestión puede tornarse crítica cuando hablamos de pequeñas/medianas empresas que pueden operar con márgenes más bajos. Un buen seguimiento y control de las deudas que tenemos con nuestros clientes se vuelve fundamental para evitar encontrarnos con un problema grave en el futuro.

Una buena práctica para reducir nuestro volumen de deudores es la proactividad. Es vital que el cliente esté informado de cuando vencen los plazos de vencimiento que se habían pactado. Para ello, SAP cuenta con una gestión de reclamaciones a clientes, que nos va a permitir informar periódicamente de estos vencimientos cumplidos.

El sistema de reclamación de SAP Business One trata los siguientes documentos:

• Facturas recibidas pendientes, incluidas facturas con crédito o pago parcial.
• Notas de crédito de deudores.
• Cobros que no se basan en facturas.
• Asientos manuales.
• Operaciones de saldos iniciales y finales.

En primer lugar, debemos realizar la configuración del módulo definiendo una o más opciones de Condiciones de reclamación (bajo el menú Gestión > Definiciones > Interlocutores Comerciales > Condiciones de reclamación).

En las condiciones de reclamación pueden definirse diferentes niveles de reclamación, cada uno asociado a un formato impreso diferente, en el estándar encontramos hasta 10 formatos predefinidos que podemos modificar y adaptar a nuestro caso particular.

Para cada nivel que queramos establecer tenemos primero que definir una serie de parámetros y valores que son necesarios para la ejecución del proceso de reclamación, tales como los días que han de pasar para activar cierto nivel de reclamación, los importes mínimos y la aplicación o no de intereses y comisiones.

Una vez hemos definido nuestra condición de reclamación debemos asignarla a los clientes que deseemos, desde el dato maestro de interlocutor comercial:

Una vez hemos realizado esta configuración, ya podemos utilizar el asistente de reclamaciones, el cual podemos encontrar en el menú de Ventas > Asistente de reclamaciones.

Este asistente recibe una serie de parámetros de entrada servirán para filtrar los documentos sobre los cuales queremos ejecutar una reclamación. Cuando estemos llegando al final de la ejecución se nos presentará un resumen de los documentos a enviar, desde donde podemos marcar/desmarcar los que queramos incluir en la ejecución:

Una vez finalizada la ejecución del asistente, se nos dará la opción de realizar el envío de las reclamaciones, de forma que cada cliente recibirá en su correo un documento resumen de los documentos pendientes de cobro. Estos se visualizarán en un documento PDF que irá asociado al nivel de reclamación en el cuál se encuentren estos documentos. Podemos además grabar una ejecución de este asistente como borrador, para recuperarla más tarde, o volver a lanzar ejecuciones ya realizadas previamente.

Adicionalmente, tenemos la opción de marcar documentos de venta para que sean excluidos del proceso de reclamación. Esta opción la encontramos en la pestaña Logística del documento.