Vamos a suponer que tu empresa firma un contrato con un proveedor que tiene que pagar con cierta frecuencia, digamos de forma mensual. El importe de esta factura es siempre el mismo y se tiene que ejecutar el mismo día de cada mes.

Para que no olvides ejecutarlas en tiempo y forma, es posible que salten alertas en tu ventana principal de SAP Business One, evitando, así, sanciones o retrasos en tus pagos. Estas facturas pueden ir desde el recibo de la luz, el agua o, incluso, el alquiler del local comercial el que desempeñas tu actividad.

Con este método de facturación te ahorras muchísimo tiempo, ya que sólo tienes que generar la plantilla una vez y el resto de los meses sólo tendrás que confirmar el importe y contabilizarla, todo con apenas un solo botón.

Además, te aseguras de que no cometerás errores con las fechas de las facturas o los números de las mismas, ya que estas se cambian automáticamente mes a mes o según la periodicidad que hayas seleccionado.

Para poder programar lo anterior y realizar las contabilizaciones periódicas en SAP Business One, tendrás que seguir los siguientes pasos:

Acceder al menú

Lo primero que tienes que hacer es abrir SAP Business One y dirigirte al menú principal que está situado a mano izquierda del panel, en el cual encontrarás los diferentes módulos. Posteriormente, entras en el módulo finanzas (como puedes ver en la imagen) y luego hacer clic en contabilizaciones periódicas.

Rellenar los datos

Una vez abres la ventana, completas los datos mandatorios como la descripción, las cuentas contables en las que se estarán registrando los importes y el importe (incluyendo los impuestos en caso de ser pertinentes). A esto tienes que añadir también la fecha en la cual quieres que se vaya a ejecutar ese asiento.

Esto va a permitir que cada vez que vayas a entrar a SAP te aparezca una ventana donde se te indicará cuáles son las facturas que has de contabilizar ese día, pudiendo modificar el importe y realizando después la contabilización definitiva.

¿Qué sucede en caso de que ese servicio ya no tenga que ser facturado?

Si resulta que ya no es necesario que factures algunos de los servicios, existe la posibilidad, también, de poder eliminar el asiento contable. Para ello, tendrías que dirigirte a la contabilización que previamente habías creado desde la ventana inicial de las notificaciones, seleccionar aquellas que ya no quieras tener, y hacer clic en eliminar.

De esta forma, gracias a la plataforma de SAP, podrás realizar fácil y rápidamente todas las contabilizaciones periódicas de tu empresa sin ningún inconveniente.