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SAP Business One es una solución ERP (Enterprise Resource Planning) increíblemente potente y versátil. Sin embargo, cada negocio es único, y a menudo surge la necesidad de almacenar información específica que no contempla los campos estándar del sistema. Para ello, SAP Business One ofrece la funcionalidad de crear campos de usuario SAP Business One, permitiendo una personalización profunda. En este artículo, nos centraremos en cómo crear campos de usuario SAP Business One que funcionen como listas de valores, tanto con opciones predefinidas como vinculadas a tablas existentes, mejorando la integridad y la eficiencia en la entrada de datos.

1. ¿Por qué crear campos de usuario con listas de valores en SAP Business One?

Antes de sumergirnos en el proceso de creación, es fundamental comprender los beneficios que aporta esta funcionalidad. A continuación, explicaremos las ventajas de implementar una lista de valores en SAP B1 al personalizar tus campos:

Crear campos de usuario SAP Business One con formato de lista desplegable ofrece múltiples ventajas. En primer lugar, estandariza la información, asegurando que todos los usuarios seleccionen opciones de un conjunto predefinido, lo que minimiza errores de tipeo o inconsistencias. 

Esto es crucial para la calidad de los datos y la posterior generación de informes fiables. Además, agiliza el proceso de entrada de datos, ya que el usuario solo tiene que seleccionar una opción en lugar de escribirla. Son ideales para categorizar información, como el tipo de cliente, el origen de una oportunidad, o, como veremos, clasificaciones específicas como el CNAE o si un interlocutor comercial importa o exporta.

2. Creación de campos de usuario con lista de valores fijos

Este tipo de campo resulta especialmente práctico cuando se maneja un conjunto de opciones que son limitadas y no suelen cambiar con frecuencia. 

Para ilustrar este proceso, consideremos la necesidad de añadir un campo en la ficha del interlocutor comercial. 

Este campo nos permitirá especificar si la empresa se dedica a actividades de “Importación”, “Exportación”, si realiza “Ambas” operaciones, o si no se aplica “Ninguna” de ellas.

El procedimiento para crear campos de usuario SAP Business One con estas características implica los siguientes pasos:

Acceso a la herramienta: Navega hasta Herramientas > Herramientas de Customizing > Campos definidos por usuario: 

Procedimiento:

Ubicación del campo: En la ventana emergente, despliega la sección Datos Maestros y localiza la entidad donde deseas incorporar el nuevo campo. Para este escenario, nos centraremos en Interlocutores Comerciales (específicamente en la sección de cabecera).

Añadir nuevo campo: Con la cabecera de “Interlocutores Comerciales” resaltada, haz clic en el botón Añadir situado en la parte inferior de la ventana.

Definición básica:

  • Título: Asigna un identificador técnico al campo (por ejemplo, TIPO_OPERACION COMERCIAL). Es importante que este nombre no contenga espacios ni caracteres especiales.
  • Descripción: Introduce la etiqueta que será visible para los usuarios en la interfaz (por ejemplo, Tipo Operación Comercial).
  • Tipo: Usualmente se selecciona Alfanumérico.
  • Estructura: Elige la opción Regular.
  • Validación: Este es el paso clave. Selecciona Valores válidos en el desplegable.

Ingreso de las opciones: Al marcar “Valores válidos”, se habilitará una pequeña tabla. 

Deberás utilizar el botón Nuevo para agregar cada una de las opciones deseadas:

  • En la columna Valor, introduce un código breve y único para cada opción (ej: I para Importación, E para Exportación, A para Ambas, N para Ninguna).
  • En la columna Descripción, escribe el texto completo que el usuario visualizará en la lista desplegable (ej: Importación, Exportación, Ambas, Ninguna).

Ajustes finales:

  • Longitud: Es una buena práctica ajustar la longitud del campo al tamaño del Valor más extenso que hayas definido. Si, como en el ejemplo, los valores son de un solo carácter, la longitud será 1.
  • Valor estándar: Si lo consideras útil, puedes activar la casilla Fijar valor estándar para campo y, a continuación, seleccionar una de las opciones que se mostrará automáticamente cada vez que se cree un nuevo registro de interlocutor comercial.

Guardar: Finalmente, haz clic en Añadir dentro de la ventana de “Datos de campo” y luego en OK o Actualizar en la ventana principal de gestión de campos definidos por el usuario.

Tras unos instantes, el sistema confirmará que la estructura de la base de datos ha sido actualizada con éxito.

3. Creación de campos de usuario enlazados a una tabla existente (lista de valores dinámica)

En ocasiones, las opciones de la lista pueden ser numerosas o cambiar con el tiempo. Para estos casos, es más eficiente crear campos de usuario SAP Business One que se enlacen a una tabla existente en el sistema, como por ejemplo, una tabla que contenga los códigos CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas).

Los pasos son:

Acceso y ubicación: Sigue los mismos pasos iniciales que en el método anterior para llegar a la ventana de “Datos de campo” dentro de Interlocutores Comerciales.

Definición básica:

  • Título: (ej: CNAE)
  • Descripción: (ej: CNAE)

Validación avanzada:

  • En Validación, selecciona Enlazados a entidades.
  • Se activarán nuevas opciones. Marca Fijar tabla vinculada.
  • En el desplegable que aparece a la derecha, busca y selecciona la tabla del sistema que contiene los datos que quieres mostrar (en el vídeo, se utiliza una tabla previamente creada o estándar para los CNAE).

Configuración automática: Observarás que al seleccionar la tabla, el Tipo y la Longitud del campo se ajustan automáticamente según la definición de la tabla vinculada. Esto asegura la consistencia.

Guardar: Haz clic en Añadir.

La gran ventaja de este método es que la lista de valores se actualizará dinámicamente si se añaden o modifican registros en la tabla vinculada. Además, el usuario tendrá la opción de “Definir nuevo” directamente desde el campo, lo que abrirá la tabla vinculada para añadir nuevas entradas si tiene los permisos necesarios.

4. Visualización y uso de los nuevos campos

Una vez creados los campos, es importante saber dónde encontrarlos y cómo interactuar con ellos. Este apartado mostrará cómo se visualizan y utilizan los campos personalizados que hemos configurado con su respectiva lista de valores en SAP B1.

Estos campos de usuario SAP Business One, estarán disponibles en la ficha del interlocutor comercial. Normalmente, los encontrarás en el panel derecho de la ventana de Datos Maestros Interlocutor Comercial o agrupados en una pestaña específica de campos de usuario.

Al hacer clic en ellos, verás:

  • Para el campo “Importa Exporta”, un desplegable con las opciones fijas que definiste.
  • Para el campo “CNAE”, un desplegable con los códigos y descripciones provenientes de la tabla CNAE, con la posibilidad de buscar y seleccionar, e incluso añadir nuevos valores.

¿Listo para potenciar tu SAP Business One?

Dominar la capacidad de crear campos de usuario SAP Business One es un paso fundamental para adaptar el ERP a los procesos específicos de tu negocio. Con las listas de valores, aseguras la calidad de tus datos y optimizar el trabajo diario.

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