Asegurar y controlar quién accede a la información es fundamental. Si bien las autorizaciones estándar de SAP Business One son útiles para definir qué módulos y funciones puede usar cada persona, la titularidad de datos va un paso más allá. Esta herramienta permite un control más detallado, especificando quién puede ver documentos e interlocutores comerciales concretos. Esto es especialmente útil para empresas que necesitan dividir la visibilidad de la información; por ejemplo, permite que cada comercial acceda solo a los datos de sus propios clientes y a sus operaciones.

En Itop Academy, sabemos lo importante que es manejar correctamente la información sensible de tu negocio. Por ello, en esta guía explicamos de forma clara qué es la titularidad de datos en SAP Business One y cómo puedes configurarla para mejorar la seguridad y la eficiencia en tu empresa.

La titularidad de datos es una potente herramienta dentro de SAP Business One que complementa el sistema de autorizaciones. Mientras las autorizaciones generales definen qué puede hacer un usuario (ver, crear, modificar), la titularidad de datos define sobre qué datos específicos puede hacerlo.

1. Activación de la titularidad de datos

Para comenzar, es necesario activar esta función en el sistema. Para ello, debes ir a:

• Gestión -> Inicializaciones Sistema -> Parametrizaciones Generales.
• Una vez allí, selecciona la pestaña “Interlocutor Comercial”.
• Busca y marca la casilla que dice “Activar titularidad de datos”.

Al marcar esta opción, se habilitará un menú desplegable justo al lado, llamado “Gestionar titularidad de datos por”. Este menú te da tres opciones para definir cómo se aplicarán las restricciones:

2. Niveles de restricción de la titularidad de datos

a) Opción 1: “Sólo documento”

Si eliges esta opción, la titularidad de datos se controlará únicamente para cada documento de forma individual (como pedidos, facturas, entregas, etc.).

• Cómo funciona: Cuando creas un documento, verás un campo llamado “Titular” (o similar, según la versión y localización).
  • Documento con tu nombre como titular: Si tu usuario (por ejemplo, la comercial Carlos Andrés) aparece como titular, podrás ver y gestionar ese documento sin problemas.
  • Documento sin titular (campo vacío): Si el campo “Titular” está vacío, el documento no tiene un titular asignado. Cualquier usuario que tenga los permisos generales para ese tipo de documento podrá acceder a él.
  • Documento con el nombre de otro usuario como titular: Si el documento se creó y se asignó a otro compañero, Carlos Andrés no podrá verlo, incluso si tiene permisos generales para visualizar pedidos.
• Objetivo: Con esta configuración, cada empleado se enfoca en los documentos que le pertenecen o en aquellos que son de acceso general, manteniendo la confidencialidad y la organización.

b) Opción 2: “Interlocutor comercial solamente”

Esta configuración relaciona la titularidad de datos directamente con la ficha del interlocutor comercial (ya sea un cliente o un proveedor).

• Cómo funciona: En la ficha de “Datos maestros interlocutor comercial”, también aparecerá un campo “Titular”.
  • Interlocutor con tu nombre como titular: Si Carlos Andrés es el titular de un cliente en particular, podrá crear y ver todos los documentos relacionados con ese cliente. Cuando busque interlocutores para un nuevo documento, el sistema solo le mostrará aquellos de los que es titular o los que no tienen ningún titular asignado.
  • Interlocutor sin titular: Cualquier usuario con los permisos adecuados podrá trabajar con este interlocutor y ver sus documentos.
  • Interlocutor con el nombre de otro usuario como titular: Carlos Andrés no podrá seleccionar este interlocutor para crear nuevos documentos, ni tampoco podrá ver los documentos que ya existen para él.
• Objetivo: Ayuda a asegurar que cada comercial o responsable de cuenta trabaje exclusivamente con su cartera de clientes.

c) Opción 3: “Interlocutor comercial y documento”

Esta es la opción más completa y restrictiva, ya que combina las dos anteriores, estableciendo un orden claro de prioridad.

• Cómo funciona y prioridad: La titularidad de datos definida en el interlocutor comercial siempre tendrá más peso que la definida en el documento.
  • Si un interlocutor comercial tiene un titular asignado: Solamente ese titular podrá crear y ver documentos para ese interlocutor, sin importar a quién se intente poner como titular del documento.
  • Si un interlocutor comercial NO tiene un titular asignado: En este caso, se aplicarán las reglas de la opción “Sólo documento”. Es decir, el acceso al documento dependerá de quién aparezca como titular en el propio documento.
• Objetivo: Ofrece el control más estricto. Es ideal para empresas donde la asignación de cuentas es muy importante y, además, se quiere tener un control sobre documentos específicos incluso para cuentas no asignadas.

Es normal preguntarse qué ocurre con los directivos, como un Director General o un Jefe de Departamento, que necesitan ver la actividad de sus equipos. Aunque un empleado sea el titular de ciertos datos, sus superiores suelen necesitar acceso a toda la información para tomar decisiones y supervisar. SAP Business One permite establecer excepciones a estas restricciones, otorgando a ciertos usuarios o roles un acceso más amplio a la información. Para conocer cómo SAP Business One maneja el acceso de roles superiores y las excepciones a estas reglas, te recomendamos consultar nuestros recursos adicionales o futuros contenidos sobre administración avanzada.

Configurar correctamente la titularidad de datos en SAP Business One es un paso muy importante para reforzar la seguridad de tu información, asegurar que cumples con las normativas y mejorar la eficiencia, ya que cada usuario accederá solo a los datos que realmente necesita para su trabajo. Aunque es una herramienta potente, su configuración requiere pensar bien cómo se adapta a la estructura y necesidades de cada empresa.

Si necesitas más información sobre cómo configurar la titularidad de datos en tu sistema SAP Business One, o si deseas saber cómo en Itop Academy podemos ayudarte a personalizar el espacio y los recursos formativos para adaptarlos a tus necesidades, no dudes en contactarnos. Si lo prefieres, puedes visitar nuestra página web o enviarnos un correo electrónico a info@itop.es.