Conoce los pasos para crear un modelo en Alfresco

Si estás leyendo este artículo, probablemente lo estés haciendo porque conoces Alfresco y lo tienes implementado en tu empresa o negocio.

Como seguramente sabrás, Alfresco es uno de los mejores sistemas de gestión documental y de los más utilizados actualmente para gestionar y archivar toda la información y los datos de las empresas.

La anterior vez te explicamos el procedimiento para crear y administrar sitios en esta plataforma, mostrándote cada uno de los pasos a seguir.

En esta ocasión, te enseñaremos otro proceso de administración aún más sencillo y práctico: la creación de modelos.

Pero antes que nada, ¿sabes qué es un modelo?

Un modelo de contenido nos describe los datos que se están guardando en el repositorio. Constituye una pieza esencial y muy crítica, ya que sin él Alfresco no sería algo más que un sistema de ficheros. Los modelos de contenido presentan la siguiente información:

Los tipos de datos fundamentales y cómo deben persistir en base de datos. Sin un modelo de contenido, Alfresco no sabría la diferencia entre un literal y una fecha.
Los tipos documentales (tipos de datos de alto nivel) como carpetas y contenidos, así como los tipos documentales personalizados (procedimiento, factura, contrato…).
Aspectos como “auditable” o “clasificable” o aspectos personalizados como “Datos de factura” o “Datos de empresa”…
Propiedades (o metadatos) específicos de cada tipo de contenidos.
Ligaduras (constraints) de ciertas propiedades, por ejemplo, una lista restringida de datos.
Cómo indexar el contenido para las búsquedas.
Las relaciones (asociaciones) entre los tipos documentales.

Creación de un modelo

Para crear un modelo, Alfresco trae integrado un gestor de modelos donde poder crearlo desde su propia interfaz. Lo primero que haremos será dirigirnos a la barra superior del menú de Alfresco y pulsar en herramientas de administración.

Una vez en el menú de herramientas de administrador, pulsaremos en gestor de modelos y a continuación en el botón crear modelo.

Rellenamos los campos requeridos y pulsamos el botón crear.

Espacio de nombre: Tiene que ser un nombre único. Por ejemplo, si está creando un modelo para documentos marketing, puede usar una URI similar a itop.es/model/documentos/1.0.
Prefijo: Este es un código abreviado para la URI de espacio de nombres y se usa como prefijo del espacio de nombres y para sintaxis de propiedades de búsqueda avanzada.
Nombre: Nombre que va a tener el modelo.
Creador: Creador del modelo.
Descripción: Descripción del modelo.

Una vez creado el modelo, pulsamos en el nombre del modelo que acabamos de crear y a continuación, se nos mostrará la ventana de creación de tipos y aspectos.

Tipos

Para crear un tipo nuevo pulsamos en el botón crear tipo personalizado y rellenamos los datos requeridos.

Nombre: Nombre del tipo documental.
Tipo de padre: El tipo heredara todas las propiedades del padre.
Etiqueta de presentación: Es el nombre que se mostrara.
Descripción: La descripción del tipo documental.

Una vez creado el tipo documental le crearemos las propiedades, para lo cual pulsamos en el nombre del tipo y se nos mostrará la pantalla de creación.

Nombre: Nombre de la propiedad.
Etiqueta de presentación: El nombre que se mostrara.
Descripción: La descripción de la propiedad.
Tipo de datos: El tipo de dato que va a tener la propiedad. Número, texto, fecha….
Requisito: Si la propiedad es obligatoria.
Múltiple: Si se pueden introducir valores multiples en la propiedad
Valor predeterminado: Si queremos que tenga un valor por defecto.
Restricción: Podemos restringir los valores que admite la propiedad mediante una expresión regular o una lista de valores.
Indexación: Indicamos si se pueden realizar busquedas por esta propiedad y de que tipo es la busqueda.

Una vez rellenado todos los campos pulsamos el botón crear.

Ahora que tenemos creadas dos propiedades, vamos a añadirles la visualización del tipo documental. Para ello pulsamos el botón mostrar tipos y aspectos para volver a la ventana anterior. En el botón de acciones del tipo que hemos creado pulsamos en diseñador de esquemas.

En esta pantalla se nos mostraran tanto las propiedades heredadas de nuestro tipo documental como las propiedades que hemos creado.

Lo primero que tenemos que hacer es añadir un layout de los que viene predefinidos en la parte superior del recuadro blanco. Una vez tengamos el layout podremos añadir (arrastrándolas al layout) las propiedades que queramos mostrar en el documento.

Una vez terminada la edición del layout pulsamos en el botón Guardar para que se muestre en nuestro tipo documental. La visualización de las propiedades del documento de tipo factura se vería de la siguiente manera:

Aspectos

Para crear un aspecto nuevo pulsamos en el botón crear Aspecto y rellenamos los datos requeridos.

Nombre: Nombre del aspecto.
Aspecto padre: El aspecto del que hereda las propiedades.
Etiqueta de presentación: Nombre del aspecto que se mostrar.
Descripción: Descripción del aspecto.

Una vez rellenados los campos le damos al botón crear, hacemos clic en el nombre del aspecto para comenzar a añadirle las propiedades. Al igual que en los tipos pulsamos el botón crear propiedad y rellenamos el formulario.

Para terminar con el aspecto diseñamos la visualización como hicimos con el tipo pulsando en acciones y posteriormente en diseñador de esquemas. Arrastramos los campos y pulsamos el botón guardar.

Por último, una vez tenemos creados los tipos, aspectos y propiedades que necesitemos, volvemos a la ventana de modelos y lo activamos.

Y con todo esto ya tendríamos creado nuestro modelo de contenido. ¿Has visto qué fácil ha sido? Gracias a una herramienta tan potente y útil como Alfresco podemos realizar diferentes procesos que nos permiten agilizar la gestión de la documentación y que el negocio fluya con mayor rapidez.