Así en su mayoría proceden de la realización de transacciones en otros módulos del sistema como los de compras, ventas, pagos o recuentos de inventario entre otros.

Los asientos, en estos casos, se generan en el momento de añadir la operación (factura, pago, recuento de inventario,…) de forma automática y utilizará las cuentas que hayamos parametrizado en el módulo de gestión.

Desde el propio asiento podremos ver el documento que lo ha generado navegando en la flecha naranja del campo “Origen”:

Y también desde el documento podemos acceder al asiento que éste ha generado, desde la pestaña Finanzas, navegando en la flecha naranja que hay en el campo “Entrada en el diario”:

Como acabamos de ver, es bastante sencillo realizar la contabilización automática de asientos en SAP Business One a través de las parametrizaciones previas para posteriormente poder consultarlas si nos es necesario.

¿Estás interesado en aprender a realizar más procesos como este? Conoce nuestros diferentes cursos sobre SAP Business One y capacítate en el ERP líder del mercado entre las pymes:

La entrada ¿Sabes cómo realizar la contabilización automática de asientos en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Con estos 3 formatos se busca dar soporte a la mayor casuística posible, pero en ocasiones el cliente requiere de modificaciones en la generación de los ficheros proporcionados por SAP, normalmente por requerimientos específicos de su banco.

Para dar respuesta a estas situaciones, SAP incluye dentro de su instalación estándar un add-on destinado específicamente a crear y/o modificar el formato de estos ficheros que podemos generar a través de SAP. Este add-on lleva por nombre EFM (Electronic File Manager) y en este artículo vamos a repasar brevemente los pasos que tenemos que realizar.

Activar el add-on EFM

Lo primero que tenemos que hacer acceder al menú Herramientas e iniciar el add-on EFM para activar esta funcionalidad:

Acceder al formulario del add-on

En el mismo menú Herramientas, seleccionaremos la opción “Electronic File Manager: Definición de formato” y se nos abrirá el formulario del add-on desde el cual tenemos acceso a toda la funcionalidad del mismo.

Elegir: fichero nuevo o modificar existente

Antes que nada debemos elegir si crear un proyecto de fichero nuevo o modificar uno existente. Para este ejemplo vamos a modificar el formato estándar de SAP para Pagos por transferencia (SAPSEPASTANDARD_CT_001.001.03). A continuación se describen los principales componentes de la ventana:

Paso 1: En el Explorador de formatos tenemos un primer cuadro resumen de la operación de generación del fichero. En el apartado Fuente tenemos los diferentes orígenes de datos (en formato RPT) de donde obtendremos la información que vamos a volcar al fichero. En Destino encontramos la información relacionado con el fichero que vamos a generar, y podemos controlar aspectos como el formato de fichero a generar (XML, CSV y TXT) y la codificación del mismo.

Paso 2: En este área podemos ver de forma visual las asignaciones entre el campo resultante del informe en formato RPT y el campo correspondiente en el fichero de salida. Podemos además editar los campos y las posiciones dentro del fichero destino, pudiendo añadir nuevos campos o eliminar los ya existentes.

Paso 3: Desde el cuadro Propiedades tendremos la información asociada al elemento que estemos seleccionando, y podremos consultar y modificar todos los valores que lleva asociados dicho elemento.

Por ejemplo, seleccionando unos de los campos del fichero fuente RPT podemos  ver información específica del mismo, como el campo asociado en la base de datos (tabla y nombre del campo) o el número de referencia, que podremos luego utilizar como referencia en las fórmulas. En cambio, si el elemento seleccionado es uno de los campos de el fichero destino, podremos ver información como la posición exacta dentro del fichero, asignar la longitud del campo, o gestionar la operatoria con los valores nulos.

Paso 4: Desde el apartado Parametrizaciones de asignación tenemos la posibilidad de definir operaciones de transformación de los nodos seleccionados en el fichero fuente, lo que nos posibilita formatear estos valores de forma previa a la escritura en el fichero destino. Podemos definir condiciones tipo if…else, para cada uno de los campos, y las opciones de asignación disponibles son:

-Copiar valor del nodo origen: No se realiza ninguna transformación

-Valor constante: Podemos asignar un valor constante a un campo que no esté vinculado a ningún otro campo del fichero RPT.

-Función: Es posible asignar al campo destino el resultado de la ejecución de una función que definiremos en este apartado, y donde pueden intervenir varios de los campos de diferentes ficheros fuente.

-Ningún valor: Esta opción supondrá que no se realice asignación y que el campo quede en blanco en el fichero destino.

Paso 5: En el recuadro inferior tenemos en primer lugar la pestaña Mensaje podremos ver una serie de mensajes de ayuda, calificados en base a su nivel de gravedad. En la pestaña Salida podemos ver el resultado de la ejecución de prueba, que nos ayudará a hacernos una idea de si estamos aplicando bien las transformaciones a nuestro proyecto de formato.

Una vez hemos finalizado nuestro proyecto de fichero de definición de formato, con la opción “Fichero > Grabar como…” grabaremos el resultado en un archivo de extensión. BPP, que podremos importar en SAP y vincular a una vía de pago. Hecho esto solo queda generar el fichero desde el asistente de pago de la forma habitual.

La entrada ¿Cómo se diseñan nuevos formatos de ficheros bancarios (EFM) en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Ahí, tendremos que acceder a la gestión de informes y layouts.

Mediante el botón Importar, situado en el extremo inferior derecho del formulario, podemos cargar nuestros informes/layouts elaborados mediante Crystal Report.

Tras pulsar el botón, se iniciará un asistente que nos ayudará en este proceso. Pulsando el botón Siguiente pasamos al paso 1 en el que tendremos que seleccionar el archivo .rpt a importar. Una vez hemos seleccionado el archivo, tendremos que seleccionar si el archivo que estamos importando es un layout o un informe:

En función del tipo de formato impreso que estemos importando, el destino que tendremos que especificar variará:

• Layout. Tendremos que seleccionar el tipo de layout en el que vamos a importar nuestro informe. Por ejemplo, si quisiéramos importar nuestro informe como layout de Factura de clientes (servicio), elegiríamos el tipo (INV1) y pulsaríamos el botón Seleccionar:

Cuando se complete la importación, nuestro layout aparecerá entre los layouts disponibles para el documento seleccionado:

• Informes. En el caso de que queramos importar un informe, tendremos que seleccionar el módulo en el que queremos guardarlo, siempre dentro de la carpeta Informes (nombre del módulo). También tenemos la posibilidad de crear nuevas carpetas dentro de cada módulo con el botón Carpeta nueva. Una vez hayamos seleccionado la ubicación hacemos click en el botón OK:

Cuando se complete la importación, encontraremos nuestro informe en el módulo que hayamos especificado:

Una vez hayamos ubicado nuestro layout/informe, pulsamos el botón Finalizar. Una última ventana nos mostrará el resumen de la importación. Si se ha realizado con éxito, nuestro informe debería aparecer en el cuadro superior:

La entrada Cómo importar nuestros informes en SAP Business One mediante Crystal Reports se publicó primero en Itop Academy.

Para que no olvides ejecutarlas en tiempo y forma, es posible que salten alertas en tu ventana principal de SAP Business One, evitando, así, sanciones o retrasos en tus pagos. Estas facturas pueden ir desde el recibo de la luz, el agua o, incluso, el alquiler del local comercial el que desempeñas tu actividad.

Con este método de facturación te ahorras muchísimo tiempo, ya que sólo tienes que generar la plantilla una vez y el resto de los meses sólo tendrás que confirmar el importe y contabilizarla, todo con apenas un solo botón.

Además, te aseguras de que no cometerás errores con las fechas de las facturas o los números de las mismas, ya que estas se cambian automáticamente mes a mes o según la periodicidad que hayas seleccionado.

Para poder programar lo anterior y realizar las contabilizaciones periódicas en SAP Business One, tendrás que seguir los siguientes pasos:

Acceder al menú

Lo primero que tienes que hacer es abrir SAP Business One y dirigirte al menú principal que está situado a mano izquierda del panel, en el cual encontrarás los diferentes módulos. Posteriormente, entras en el módulo finanzas (como puedes ver en la imagen) y luego hacer clic en contabilizaciones periódicas.

Rellenar los datos

Una vez abres la ventana, completas los datos mandatorios como la descripción, las cuentas contables en las que se estarán registrando los importes y el importe (incluyendo los impuestos en caso de ser pertinentes). A esto tienes que añadir también la fecha en la cual quieres que se vaya a ejecutar ese asiento.

Esto va a permitir que cada vez que vayas a entrar a SAP te aparezca una ventana donde se te indicará cuáles son las facturas que has de contabilizar ese día, pudiendo modificar el importe y realizando después la contabilización definitiva.

¿Qué sucede en caso de que ese servicio ya no tenga que ser facturado?

Si resulta que ya no es necesario que factures algunos de los servicios, existe la posibilidad, también, de poder eliminar el asiento contable. Para ello, tendrías que dirigirte a la contabilización que previamente habías creado desde la ventana inicial de las notificaciones, seleccionar aquellas que ya no quieras tener, y hacer clic en eliminar.

De esta forma, gracias a la plataforma de SAP, podrás realizar fácil y rápidamente todas las contabilizaciones periódicas de tu empresa sin ningún inconveniente.

La entrada Cómo realizar las contabilizaciones periódicas con SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.

Todos aquellos estudios y aprendizajes encaminados a la inserción, reinserción y actualización laboral, con el objetivo principal de aumentar el conocimiento y habilidades de los trabajadores a lo largo de toda la vida, serán bienvenidos y reconocidos.

Hoy en día se requiere que todos nos mantengamos al tanto de las novedades para poder afrontar la toma de decisiones y la solución de problemas de forma rápida y eficiente y que mejor forma, de enfocarnos en la formación digital, con nuestros propios horarios y en la comodidad de nuestros hogares.

Inclinándonos a nuestra área de conocimientos y de tecnología, como ya hemos visto en artículos anteriores, SAP está dividido en distintos módulos, catorce para ser específicos, en donde podemos seleccionar uno para desarrollar las competencias profesionales para ejercer en diferentes áreas de la empresa.

Si tomamos como ejemplo el módulo de aprovisionamiento (también llamado logística) no sólo aprenderás el ciclo habitual de las compras y las ventas, sino también a gestionar todos aquellos documentos que se generan de ellos (como las facturas, las devoluciones, los abonos), las personas involucradas y cómo obtener los informes para obtener de forma inmediata toda la información de tu empresa.

Como ya sabemos, SAP es uno de los softwares de gestión más usados en todas las empresas, y más específicamente en Canarias en donde predominan la figura de las PYMEs, la solución SAP Business One encaja a la perfección con las necesidades de los clientes ya que se brinda las mismas ventajas de una gran empresa. Contar con profesionales especializados en dicha solución genera un ambiente de tranquilidad empresarial que va en aumento en las islas.

Es por ello, que contar con un certificado en alguno de los módulos de SAP, como ERP de integración y administración empresarial a nivel mundial, nos ofrece una ventaja competitiva a los profesionales del área tecnológica, colocándonos a la vista de las grandes empresas a nivel mundial y también nos permite perfeccionar nuestras habilidades de desarrollo personal.

Itop cuenta con una plataforma de aprendizaje en línea que hace más sencillo esta titulación, ya que además de tener tutores especializados en cada módulo también cuenta con el respaldo académico y la posibilidad de realizar casos prácticos en donde se guía al alumno los pasos a seguir para completar el proceso del cual se ha aprendido en la teoría.

Para más información puedes ponerte en contacto con nuestro compañero Francisco Ariza (franariza@itop.es) o entrar en Itop Academy.

La entrada La formación en SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.

UI API

La UI API expone los elementos de la interfaz de usuario del front-end de SAP Business One. Proporciona objetos y métodos para acceder a objetos de pantalla de la interfaz de usuario, como pueden ser las facturas o la ficha de Interlocutores Comerciales.

Esto, permite el acceso a eventos internos del sistema de la interfaz, permite cambiar formularios del sistema de forma visual y agregar menús, ventanas y campos como sean necesarios para adaptar el funcionamiento a las necesidades de cada cliente.

Por ejemplo, si un cliente necesita una ventana en la cual gestionar órdenes de trabajo a medida, se podría usar la UI API para construir dicha venta con las especificaciones necesarias para el cliente.

Conoce algunos Addons para SAP Business One aquí.

DI API

La DI API contiene objetos y métodos que permiten a los desarrolladores leer, escribir, actualizar y eliminar objetos de datos en el nivel de la base de datos.

Esto permite que una funcionalidad ya propia del sistema, pueda ser cambiada o ampliada. También permite que una ventana totalmente nueva tenga la funcionalidad necesaria para su funcionamiento. Por lo que otorga la capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes.

Un ejemplo podría ser que un cliente nos pidiera que cuando cree un albarán de entra se cree automáticamente la factura. Usando la DI API podríamos capturar el evento que se activa al guardar el albarán y usando los métodos crear el objeto factura con los datos del albarán.

DI SERVER

El DI SERVER permite desarrollar soluciones basadas en SOAP para leer, escribir, actualizar y eliminar objetos en la base de datos. Esto permite publicar servicios en un servidor los cuales pueden recibir peticiones para enviar o guardar datos. Esto es muy útil para conectar aplicaciones externas al servidor de SAP Business One.

Por ejemplo, si un cliente quiere una App móvil para que sus comerciales puedan crear pedidos y estos se introduzcan en SAP, se pueden crear varios servicios utilizando el DI SERVER para leer los datos necesarios (artículos, clientes…) y para crear el documento necesario (pedido, albarán, factura…).

DI Server se encuentra en deshuso,  actualmente se considera obsoleto, lo que significa que pronto dejará de funcionar en SAP Business One. Esta situación hace que la migración sea fundamental para asegurar la continuidad de un sistema operativo y funcional.

Si quieres conocer más información sobre esta migración, te compartimos:  «¿Por qué migrar de SAP Business One DI Server a Service Layer?«.

La entrada Componentes del SDK para SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.

Una buena práctica para reducir nuestro volumen de deudores es la proactividad. Es vital que el cliente esté informado de cuando vencen los plazos de vencimiento que se habían pactado. Para ello, SAP cuenta con una gestión de reclamaciones a clientes, que nos va a permitir informar periódicamente de estos vencimientos cumplidos.

El sistema de reclamación de SAP Business One trata los siguientes documentos:

• Facturas recibidas pendientes, incluidas facturas con crédito o pago parcial.
• Notas de crédito de deudores.
• Cobros que no se basan en facturas.
• Asientos manuales.
• Operaciones de saldos iniciales y finales.

En primer lugar, debemos realizar la configuración del módulo definiendo una o más opciones de Condiciones de reclamación (bajo el menú Gestión > Definiciones > Interlocutores Comerciales > Condiciones de reclamación).

En las condiciones de reclamación pueden definirse diferentes niveles de reclamación, cada uno asociado a un formato impreso diferente, en el estándar encontramos hasta 10 formatos predefinidos que podemos modificar y adaptar a nuestro caso particular.

Para cada nivel que queramos establecer tenemos primero que definir una serie de parámetros y valores que son necesarios para la ejecución del proceso de reclamación, tales como los días que han de pasar para activar cierto nivel de reclamación, los importes mínimos y la aplicación o no de intereses y comisiones.

Una vez hemos definido nuestra condición de reclamación debemos asignarla a los clientes que deseemos, desde el dato maestro de interlocutor comercial:

Una vez hemos realizado esta configuración, ya podemos utilizar el asistente de reclamaciones, el cual podemos encontrar en el menú de Ventas > Asistente de reclamaciones.

Este asistente recibe una serie de parámetros de entrada servirán para filtrar los documentos sobre los cuales queremos ejecutar una reclamación. Cuando estemos llegando al final de la ejecución se nos presentará un resumen de los documentos a enviar, desde donde podemos marcar/desmarcar los que queramos incluir en la ejecución:

Una vez finalizada la ejecución del asistente, se nos dará la opción de realizar el envío de las reclamaciones, de forma que cada cliente recibirá en su correo un documento resumen de los documentos pendientes de cobro. Estos se visualizarán en un documento PDF que irá asociado al nivel de reclamación en el cuál se encuentren estos documentos. Podemos además grabar una ejecución de este asistente como borrador, para recuperarla más tarde, o volver a lanzar ejecuciones ya realizadas previamente.

Adicionalmente, tenemos la opción de marcar documentos de venta para que sean excluidos del proceso de reclamación. Esta opción la encontramos en la pestaña Logística del documento.

La entrada ¿Cómo funcionan las reclamaciones en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Esta vez veremos cómo se realiza esta acción cuándo lo hacemos de manera parcial.

El procedimiento para vender un activo fijo de forma parcial se haría igual que cómo explicamos en el anterior post , con la salvedad de que se debe activar en el formulario de «Factura Cliente» el campo «Baja Parcial» y el campo «CAP retirado».

CAP retirado: ​Si deseas dar de baja un activo de forma parcial y el activo no está planificado para el mantenimiento de cantidades, tendrás que indicar qué cantidad de costes de adquisición y producción del activo se deben retirar.

En este caso, si introduces la cantidad retirada, no será efectivo.

La entrada ¿Cómo se vende un activo fijo de forma parcial en SAP Business One? se publicó primero en Itop Academy.

Muchas veces nos encontramos que en una empresa no hay espacio suficiente en los almacenes para tener la mercancía almacenada o que el coste de los artículos es elevado y se trata de artículos con baja rotación, en estos casos lo que se suele hacer es que en el momento en que se entregue el artículo o en el momento en que nos lo solicite el cliente generamos el pedido de reposición para el proveedor.

Esto nos permite en muchos casos sólo pedir la mercancía en el momento en el que la vendemos.

SAP Business One nos permite gestionar este proceso de forma automática, para ello tenemos que partir del pedido de clientes y en el momento de generar el pedido el sistema nos propondrá la creación del pedido al proveedor.

Los pasos a seguir serían:

1. Rellenar los datos en el pedido del cliente.
2. Ir a la pestaña “Logística” del pedido y seleccionar el check “Documento de aprovisionamiento”.
3. Con esto, en el momento de Añadir el pedido de venta, saldrá un asistente para crear el pedido de compra.
4. El sistema propondrá el proveedor que tengas por defecto en la pestaña compras de los artículos, este dato se puede modificar o añadir en el caso de que no haya ninguno en la ficha del artículo.
5. Los pedidos se pueden agrupar según los criterios que se deseen.
6. Finalmente se muestra una ventana con el resultado de los pedidos de compra generados.
7. El pedido generado de compras.
8. Estos documentos quedan relacionados en el sistema de manera que se les puede hacer seguimiento. Se pueden analizar a través del “Mapa de Relaciones.

La entrada Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta se publicó primero en Itop Academy.

Para cancelar un cobro que se haya realizado por cheque debemos buscar el cobro y pulsar en el botón secundario del ratón sobre el cobro y seleccionar Cancelar:

En caso de que se haya depositado el cheque por la transacción de Depósitos hay que cancelar el depósito primero. Para ello buscamos el depósito y con el botón secundario del ratón pulsamos en Cancelar, esto retrocederá el asiento del depósito:

Y a continuación cancelamos el cobro directamente:

La entrada ¿Cómo se cancela un cobro por cheque? se publicó primero en Itop Academy.

El primer paso, que se debe realizar para comenzar a trabajar, es el de establecer los períodos contables.

Hay que determinar si dichos períodos contables serán mensuales, diarios o con otra frecuencia diferente. Se determina si el ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales.

Para configurar los períodos contables, debemos acceder por:

Gestión -> Inicialización del sistema ->Períodos contables.

Desde aquí podemos actualizar los períodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. También podemos establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.

<p»>Si seleccionamos la opción “Modificación automática de status de período a ‘Período de cierre’”, se habilita el campo de fecha de cuándo se aplica el cambio automático de status de los periodos de contabilización ya finalizados a «Periodo de cierre».

De forma predeterminada, el valor de este campo es 1 (día 1 del mes).   Si en este campo se pusiera un valor distinto de 1, p.ejem. ‘5’, aunque el período actual ya hubiese terminado, su status no se cambiará hasta el 05.0X+1.0X.

Para la creación de Períodos Nuevos, iremos a «Pedido Nuevo», y aparecerá a continuación la pantalla para la definición de nuevos períodos.

En esta ventana se definen:

• El Código de Período. Indicar un código para el período. Normalmente se pone el año.
• El Nombre de Período. Indicar un nombre para el período. Normalmente se pone el año
• Subperíodos: Subdivisión del período que se desee (Anual, Trimestral, Meses o Días):

• • Ejercicio: Si se selecciona esta opción SAP Business One no permitirá la creación de períodos contables adicionales.
  • Trimestres: Se crearán cuatro períodos contables, uno por trimestre.
  • Meses: Se crearán 12 período contables. Esta es la opción recomendada ya que facilita el cierre parcial mes a mes facilitando el análisis de la situación de la empresa.
  • Días: Si se selecciona esta opción se abre una ventana para elegir la cantidad de períodos contables que se quieran gestionar en la empresa.

• Indicador de Período: Se selecciona del desplegable el indicador que corresponda.
• Debemos vincular el mismo indicador de período tanto al período contable seleccionado como a la serie de numeración de documentos seleccionada.
• Esto permitirá que para cada tipo de documento la numeración se pueda inicializar a 1 en cada período.
• Status del Período: A la hora de crear un período nuevo, éste aparece, por defecto, como “Desbloqueado”, permitiendo la contabilización sobre él.
• Una vez creados los periodos, en este campo se puede modificar el status según las necesidades de la empresa. Los diferentes status que existen son:

• • Desbloqueado: El período está disponible para realizar contabilizaciones por todos los usuarios del sistema.
  • Desbloqueado excepto Ventas: Se pueden realizar contabilizaciones ya que el periodo está desbloqueado excepto las contabilizaciones del módulo de ventas que estarían bloqueadas.
  • Cierre del período: El período está cerrado y sólo podrán contabilizar los usuarios que tengan autorización para realizar operaciones con este status.
  • Bloqueado: No se permiten contabilizaciones por parte de ningún usuario. Para poder modificar estos periodos el usuario debe tener autorización para ello. El status del periodo se puede modificar tantas veces cómo sea necesario.

• Unos Rangos de Fechas:

• • Fecha de Contabilización. Rango de fechas del período (p.ejem: 01/08/2013 – 31/08/2013).
  • Fecha de Vencimiento. Rango de fechas para considerar los vencimientos. Aquí determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (p.ejem: 01/08/2008 – 31/12/2049).
  • Fecha del Documento.Rango de fechas para la creación de documentos. Aquí también determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (p.ejem: 01/08/2008 – 31/12/2049).

La entrada Configuración de los periodos contables en SAP Business One se publicó primero en Itop Academy.