La Biblioteca de Documentos de Alfresco (III)

Aún a día de hoy, en un mundo cada vez más tecnológico, muchas empresas siguen gestionando sus procesos empresariales de una forma más manual y obsoleta, pudiendo hacerlo de una forma más eficiente y productiva gracias a la implementación de nuevas tecnologías, como es el caso de un ECM o Gestor Documental.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando la 2ª parte de la biblioteca de documentos de Alfresco, en la cual estuvimos hablando y explicando cómo editar un documento localmente, en línea, usando Microsoft Office y Google Docs, y cómo organizar el contenido.

Esta vez, en esta tercera parte, seguiremos hablando de los siguientes procesos o puntos clave de la biblioteca de documentos de este ECM:

Administrar permisos

Mediante la acción Administrar permisos puede cambiar los permisos sobre un documento a nivel de grupos de usuarios del sitio, por ejemplo, puede poner un documento como sólo lectura, definiendo para usuarios contribuidores y colaboradores, que estos se comporten como consumidores  para ese contenido en concreto. Desde este apartado no es posible definir los permisos a nivel de usuarios concretos.

Seleccionando la acción Ningún privilegio, el contenido ni siquiera será visible para el grupo de usuarios afectados.

Renombrar el contenido

Para cambiar el nombre de un documento o una carpeta se debe poner el cursor sobre el nombre del contenido, en unos segundos un icono aparecerá a la izquierda del mismo, al hacer click sobre el mismo aparecerá el cuadro de edición del nombre.

Etiquetar contenido

Las etiquetas aplicadas a un documento facilitan su localización. Para agregar una etiqueta el procedimiento es el mismo que de renombrado poniendo el cursor sobre la lista de etiquetas o el texto ‘Sin etiquetas’ en el caso de que no tuviera ninguna.

Reglas de contenido

Las reglas de contenido se definen sobre las carpetas, estas permiten realizar acciones automáticas sobre el contenido en un momento dado y según unas condiciones. Para definir una regla vaya a las acciones de una carpeta y seleccione Gestionar reglas.

Una vez dentro del apartado de Reglas se podrá crear una nueva o enlazar una regla existente.  En la pantalla de creación de reglas definimos el nombre y la descripción de la misma. Seguidamente se selecciona cuando se ejecutará la acción, pudiendo especificar más de un elemento:

• Se crean o entran elementos en esta carpeta: se aplica al contenido que entra en la carpeta, ya sea mediante copia, creación o al subirlo a la carpeta.
• Se actualizan elementos: se aplica al contenido que se modifica dentro de la carpeta.
• Se eliminan o salen elementos de esta carpeta: se aplica al contenido que sale de la carpeta, ya sea al eliminar o mover el mismo.

Los criterios permiten definir si la acción se ejecutará sobre cualquier tipo de contenido o sólo aquellos que cumplan unas condiciones.

La acción será aquella que se realizará sobre el contenido que cumpla las condiciones, este podrá ser movido, copiado, eliminado, enviado por email, etc.

Finalmente existen otras opciones como deshabilitar la regla sin llegar a borrarla o aplicar también a las subcarpetas.

Flujos de trabajo (workflows)

Un flujo de trabajo representa las fases por la que debe pasar un documento hasta obtener la salida deseada. Por lo general, el paso de una fase a otra se produce por acciones de los usuarios.

En el apartado anterior se describía el proceso de creación de una regla sobre una carpeta, una de las acciones que podemos llevar a cabo sobre el contenido de la carpeta es la de Añadir un flujo de trabajo sencillo.

El flujo de trabajo sencillo permite asociar acciones de aprobación y rechazo, y definir como afectaran estas al contenido. Por ejemplo, podemos definir un conjunto de reglas para crear un flujo de trabajo que gestione el contenido como sigue:

• Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar contenido en la carpeta Borradores.
• Al aprobar un documento, este se mueve a la carpeta Pendientes de revisión.
• Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar documentos en esta carpeta.
• Al aprobar un documento en esta carpeta, este es movido a la carpeta Publicado. Si por el contrario el contenido es rechazado se moverá a la carpeta Borradores.

Otra forma de trabajar con flujos de trabajo, consiste en asociarlo directamente a un documento de la biblioteca. Para ello, en las acciones del documento se debe seleccionar Iniciar un flujo de trabajo.

Podremos elegir entre varios flujos de trabajo:

• Flujo de trabajo ad-hoc: asignar una tarea a un solo usuario.
• Revisión y aprobación: tarea de revisión/aprobación asignada a un solo usuario.
• Revisión y aprobación en conjunto: tarea de revisión/aprobación asignada a múltiples usuarios. Un usuario puede tomar la tarea y completarla o devolverla para que otro usuario pueda terminarla.
• Revisión y aprobación en grupo: tarea de revisión/aprobación asignada a un solo grupo.
• Revisión y aprobación paralela: tarea de revisión/aprobación asignada a múltiples usuarios.

Una vez seleccionado el tipo de flujo de trabajo debemos rellenar los detalles del mismo, cómo el mensaje que recibirá el usuario, la prioridad, la fecha de vencimiento o la personal asignada a la tarea. Una vez iniciado el flujo de trabajo los usuarios asignados tendrán la tarea en el dashlet Mis Tareas del panel de inicio. Desde este dashlet también es posible iniciar un flujo desde el enlace correspondiente.