¿Cómo es la gestión de artículos en SAP Business One?

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En esta ocasión mostraremos cómo se hace la gestión de artículos en este ERP.

En SAP Business One existen tres clases de artículos: «Artículos de almacén», «Trabajo» y «Viajes». Estas clases se utilizan en los siguientes casos:

  • Los «artículos» se utilizan en las operaciones de compra venta.
  • El «trabajo» no es un producto sino el coste en tiempo de su fabricación. «
  • «Viajes» no es un producto sino el coste de tiempo y dinero del desplazamiento al destino de la actividad empresarial.

A la hora de crear un registro maestro de artículo, es importante señalar que el código de artículo debe ser único y no puede coincidir con ningún código de cuenta del libro mayor.

Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP Business One y se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción, Planificación de necesidades (MRP), inventario y servicio.

 

La pestaña General de la ventana Datos maestros de artículos tiene una combinación de información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión. En esta pestaña se determina si el artículo se va a gestionar por lotes.

 

Lotes, fecha de caducidad y números de serie: permiten obtener una mayor trazabilidad de los artículos, bien desde la entrada en almacén hasta la entrega del artículo al cliente o viceversa. Aseguran también el tratamiento y el seguimiento de la calidad de los artículos.

El control mediante lotes se utiliza para asignar a un conjunto de artículos un código común que los identifica, normalmente porque comparten proceso de fabricación, materia prima, proceso de envasado, …

Se pueden por tanto obtener varias unidades de un mismo artículo con el mismo número de lote que las identifica. Esta codificación servirá para el control y seguimiento de las distintas partidas de un artículo, de modo que se pueda saber, por ejemplo, si un artículo está o no en garantía o si simplemente se quiere localizar su factura de venta o compra.

En SAP Business One podemos crear artículos gestionados por lotes de manera que cada vez que se realice una operación de salida o entrada de dicho artículo en alguno de los documentos el sistema solicitará que lote y fecha de caducidad tiene dicho artículo, por lo que ante una alerta sanitaria, por ejemplo, es muy sencillo saber dónde se encuentra un artículos concreto.

A través de parametrización se puede decidir si los artículos inactivos se quieren que aparezcan o no en los informes y en los documentos de marketing.

Para ello se debe acceder a Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones generales y en la ficha “Inventario” seleccionar o no los campo “Visualizar artículos inactivos en: Informes y/o Documentos de marketing»:

Como hemos visto, en unos cuantos pasos podemos gestionar este proceso sin grandes dificultades.

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