¿Cómo es la gestión de artículos en SAP Business One?

En esta ocasión mostraremos cómo se hace la gestión de artículos en este ERP.

En SAP Business One existen tres clases de artículos: «Artículos de almacén», «Trabajo» y «Viajes». Estas clases se utilizan en los siguientes casos:

• Los «artículos» se utilizan en las operaciones de compra venta.
• El «trabajo» no es un producto sino el coste en tiempo de su fabricación. «
• «Viajes» no es un producto sino el coste de tiempo y dinero del desplazamiento al destino de la actividad empresarial.

A la hora de crear un registro maestro de artículo, es importante señalar que el código de artículo debe ser único y no puede coincidir con ningún código de cuenta del libro mayor.

Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP Business One y se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción, Planificación de necesidades (MRP), inventario y servicio.

La pestaña General de la ventana Datos maestros de artículos tiene una combinación de información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión. En esta pestaña se determina si el artículo se va a gestionar por lotes.

Lotes, fecha de caducidad y números de serie: permiten obtener una mayor trazabilidad de los artículos, bien desde la entrada en almacén hasta la entrega del artículo al cliente o viceversa. Aseguran también el tratamiento y el seguimiento de la calidad de los artículos.

El control mediante lotes se utiliza para asignar a un conjunto de artículos un código común que los identifica, normalmente porque comparten proceso de fabricación, materia prima, proceso de envasado, …

Se pueden por tanto obtener varias unidades de un mismo artículo con el mismo número de lote que las identifica. Esta codificación servirá para el control y seguimiento de las distintas partidas de un artículo, de modo que se pueda saber, por ejemplo, si un artículo está o no en garantía o si simplemente se quiere localizar su factura de venta o compra.

En SAP Business One podemos crear artículos gestionados por lotes de manera que cada vez que se realice una operación de salida o entrada de dicho artículo en alguno de los documentos el sistema solicitará que lote y fecha de caducidad tiene dicho artículo, por lo que ante una alerta sanitaria, por ejemplo, es muy sencillo saber dónde se encuentra un artículos concreto.

A través de parametrización se puede decidir si los artículos inactivos se quieren que aparezcan o no en los informes y en los documentos de marketing.

Para ello se debe acceder a Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones generales y en la ficha “Inventario” seleccionar o no los campo “Visualizar artículos inactivos en: Informes y/o Documentos de marketing»:

Como hemos visto, en unos cuantos pasos podemos gestionar este proceso sin grandes dificultades.

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