La creación de usuarios y grupos en Alfresco

Hoy en día contar con un sistema para la gestión documental es una pieza clave en todo negocio o empresa tanto en Canarias como en cualquier otra parte del mundo. ¿Cuántas veces han surgido problemas a la hora de archivar, ordenar y clasificar la documentación? ¿Cuánto tiempo hemos perdido intentado encontrar una información concreta? ¿Cuánto dinero hemos perdido?

Muchas son las veces. Es por ello por lo que desde el año 2005 para ser exactos, la empresa Alfresco Software Inc ha detectado la necesidad de las empresas de contar con una herramienta que le solucione todos estos problemas, y ha decidido desarrollar uno de los software ECM más importantes del mercado: Alfresco.

Y ¿cómo es la plataforma? ¿Qué funcionalidades tiene? ¿Cómo se utiliza?

En anteriores artículos ya hemos respondido a estas preguntas hablando sobre sus capacidades o explicando de forma práctica cómo crear un modelo en la propia herramienta.

Y por eso en esta ocasión quiero centrarme en uno de los procesos más básicos, pero a la vez fundamentales, que se pueden realizar en Alfresco: la creación de usuarios y grupos.

Para poder utilizar este ECM, es necesario tener creado previamente uno o varios usuarios y, además, es recomendable crear grupos y agruparlos en ellos.

Para poder hacer esto, tendremos que realizar los siguientes pasos:

Creación de Usuarios

Lo primero será dirigirnos a “Herramientas de Administración” en la sección de “Usuarios y Grupos“.

Una vez allí, en la pantalla de usuarios, pulsaremos el botón de “Nuevo usuarios” y rellenamos el formulario, en el cual aparecerán los siguiente campos:

Nombre: Nombre del usuario.

Apellidos: Apellidos del usuario.

Correo electrónico: Email del usuario.

Nombre de usuarios: Nombre único del usuario con el que iniciara sección en Alfresco.

Contraseña: La clave de acceso de este usuario.

Grupos: Los grupos a los que pertenece este usuario.

Cuota: La capacidad de almacenamiento que tiene este usuario en Alfresco.

Una vez rellenemos todos los datos, pulsamos el botón “Crear usuario” y tendríamos ya el usuario creado.

Creación de Grupos

Como comenté anteriormente, es bueno agrupar a los usuarios en grupos, para facilitar su búsqueda además de sacarle partido a otras funcionalidades. Para crear un grupo, tendremos que dirigirnos a la pantalla de grupos y pulsar el botón “Examinar” para que nos muestre los grupos y opciones.

Pulsamos el botón + para crear un grupo nuevo, rellenamos el formulario y pulsamos el botón “Crear grupo“.

Identificador: El código único que identifica al grupo.

Nombre a mostrar: Nombre del grupo.

Una vez creado el grupo, lo seleccionamos y nos mostrará en la tabla situada a la derecha los miembros que pertenecen a dicho grupo.

Otra posibilidad que nos permite Alfresco, es utilizar los botones de la parte superior derecha para añadir al grupo un nuevo subgrupo, un grupo ya existente o un usuario.