Facturas de reserva en SAP Business One

Una de las funcionalidades existentes en SAP Business One relacionada con documentos de ventas y compras es la Factura de Reserva.

¿Para qué sirve una Factura de Reserva?

La Factura de Reserva permite un circuito de compras y de ventas diferente al habitual en el que podemos facturar antes de servir la mercancía. Es decir, en lugar del proceso estándar en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, con una factura de reserva es posible hacer un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos o a la prestación de servicios asociados.

Por lo tanto, el flujo habitual de documentos con una Factura de Reserva es el siguiente:

¿Qué utilidad puede tener esta funcionalidad?

Generalmente se aplica para casos muy concretos, en los que interesa un reconocimiento inmediato de la deuda (de ahí que se genere la factura) pero en el que, por el motivo que sea, no es viable la entrega de mercancía de forma inmediata.

Caso práctico

Un cliente nos desea comprar una determinada referencia, de forma relativamente estable y durante un plazo de tiempo elevado, por lo que nos informa que quiere solicitar 50.000 unidades. Nosotros no estamos en disposición de servir todas esas unidades en ese mismo instante, pero el cliente tampoco las quiere de golpe por motivos logísticos y aprovechamiento de espacio. Simplemente, nos informa del pedido total para intentar asegurarse de que tendrá stock a lo largo del tiempo y, sobre todo, para poder negociar un descuento.

En lugar de utilizar un rápel de ventas, nuestra empresa prefiere cerrar ya el acuerdo a través de una factura, en la que incluso tratemos de pactar los plazos de cobro de forma independiente de las entregas de mercancía a cambio de un descuento importante. De esa forma, tanto nuestra gestión de tesorería como nuestro aprovisionamiento de esa referencia podrían facilitarse.

En este caso, lo ideal sería generar una Factura de Reserva por las cantidades totales y posteriormente ir sirviendo la mercancía de forma progresiva a lo largo del tiempo.

En definitiva, separamos la gestión de la deuda de las entregas de mercancía o servicios asociados.

Dicho de otro modo, la Factura de Reserva no presenta una nueva forma de hacer las cosas en ventas o en compras, sino que contempla la funcionalidad para casos concretos. Generalmente, las empresas con sistemas de gestión que no contemplan esta funcionalidad suelen tener problemas importantes de seguimiento y control cuando les ocurre este tipo de casos.

Muchas de ellas incluso ni siquiera pueden plantear este tipo de acuerdos con sus clientes por el mismo motivo, lo que supone un ejemplo concreto del error de “adecuar el negocio al proceso, en lugar de al revés”.

Por último es importante resaltar que, aunque se ha presentado un ejemplo práctico de ventas, esta funcionalidad es aplicable también para el circuito de compras.

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