¿Qué problemas me resuelve un software ECM?

Actualmente la gestión documental (ECM) es una tarea constante que realizan muchas empresas y que si no se realiza correctamente ocasiona una gran pérdida de tiempo y dinero.

Y este es un problema que aumenta a medida que la empresa es de mayor tamaño, ya que la generación de documentación será considerable y hará falta sin duda un protocolo organizativo para gestionar todo este proceso.

Es aquí donde entra en juego el software ECM, ya que su implantación será vital para que se haga de la manera más eficiente posible.

Se suele pensar que la gestión documental solo es relevante para el departamento de administración, algo totalmente erróneo ya que la gestión de archivos y documentos afecta a todos los departamentos de la empresa. Es tan importante tener digitalizada y perfectamente localizada una factura como lo puede ser por ejemplo un proyecto, una presentación o un informe mensual de resultados.

Uno de los ECM referencia del mercado es Alfresco que es un potente gestor documental con una amplia funcionalidad con la opción de instalarse en la oficina o en la nube. Podemos adicionalmente acceder a su contenidos y colaborar con ellos desde diversos dispositivos, incluyendo smartphones y tablets.

En un ECM como puede ser Alfresco se destacan los siguientes procesos dentro de la gestión documental:

Capturar

Aquí pasamos los papeles físicos a formato digital dentro de un repositorio digital seguro.

Se realiza a través de un escáner y puede ser con:

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Reconocimiento de huella de caracteres (HCR).
Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
Reconocimiento óptico de marcas (OMR).
Código de barras.

Sin embargo, la captura no sólo se centra en documentos físicos, sino que también recopila de forma automática los archivos electrónicos. También, abarca la creación de metadatos (con valores de indexación), describiendo las características de un documento para crearle una ubicación en la que posteriormente pueda ser más fácil de buscar y encontrar

Gestionar

En este proceso controlamos el ciclo de vida de la información para poder cumplir con las políticas de retención de la empresa, la legalidad y de las prácticas de la industria. Esta gestión incluye todos los elementos tradicionales de la gestión documental como son por ejemplo la colaboración, la gestión de registros o el flujo de trabajo.

Almacenar

Ahora sería el turno de guardar la información, incluso temporalmente aquella que no sea necesaria, desea o está preparada para ser almacenada durante un largo periodo de tiempo. Hay que aclarar que almacenar no es lo mismo que preservar.

Podemos distinguir diferentes tipos de infraestructuras usadas como ubicaciones de almacenamiento, tales como sistemas de archivos, el gestor de contenidos, las bases de datos o un Datawarehouse.

Preservar

Llegados a este punto almacenaremos y haremos un backup del contenido estático.

Esta función la hace la parte del ECM característica de la gestión de registros, a la vez que también está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas gubernamentales (como por ejemplo la ley GDPR en Europa) e industriales.

En ocasiones la preservación también conlleva la conversión y migración de la información a causa de la desactualización de los formatos de almacenaje como pueden ser los disquetes. Durante esta acción eliminaremos además aquella información que ya no nos es relevante.

Entregar

En este proceso tomaremos la información de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM y se la daremos a los usuarios.

El contenido llegará a a quién lo pueda necesitar a través de diferentes herramientas como son el email, impresoras, sitios web, portales,…

En esta pantalla tenemos un ejemplo de cómo se gestionan los documentos en Alfresco.