En muchas ocasiones nos interesa adjuntar información a un determinado cliente o proveedor: una nota, un aviso de que tenemos que llamarle en un día concreto, una reunión planificada en una fecha concreta, etc.

En SAP Business One, gracias a la funcionalidad de Actividades, es posible registrar y consultar todas estas acciones de una forma intuitiva y ágil.

¿Para qué registrar una actividad?

• Para dejar constancia por escrito y luego poder consultarlo de una forma rápida sin depender de la memoria.
• Para mejorar el trabajo en equipo con los compañeros.
• Para mejorar el seguimiento que realizamos de clientes o proveedores.
• Para ser más eficientes y luego poder tomar mejores decisiones.

¿Qué registrar en una actividad?

• Su tipo: llamada telefónica, reunión, tarea, nota, acción de campaña de marketing u otros.
• Detalles sobre el tipo o el asunto de la actividad (en SAP aparecen como listas desplegables, lo que favorece tener una cantidad reducida y estructurada de respuestas, ideal para realizar análisis estadísticos posteriores).
• A qué usuario le asignamos la actividad: puede ser que registremos una actividad para nosotros mismos, o para otros.
• A qué cliente o proveedor le asignamos la actividad (salvo que se trate de una actividad de tipo interno; en ese caso, activaríamos la casilla Personal).
• Detalles sobre la hora, la fecha y la dirección (en el caso de tratarse de una reunión).
• Comentarios sobre la actividad y anexos.

¡No es necesario registrar todos los detalles: anote sólo lo importante, sólo lo que luego será con seguridad consultado!

Ejemplos concretos de la utilización de actividades en la empresa

• Planificación de visitas con clientes: registro de visitas a realizar por comerciales para que aparezca en calendario.
• Anotar llamadas y visitas comerciales: registro centralizado de las acciones de los comerciales, para dejar constancia de su labor. Podemos gestionar las actividades cada una de forma independiente, o agrupadas en una oportunidad CRM.
• Gestión de incidencias de clientes: registro de no conformidades y quejas relacionadas con operaciones de ventas (en el caso de que la funcionalidad de llamadas de servicio resulte poco ágil para nuestra forma de trabajo).
• Gestión de cobros: registro de reclamaciones de cobro con cliente, con el detalle de lo que nos cuenta, para seguimiento y valoración.

Recuerde: la clave de utilizar actividades es asegurar una mejor gestión de la empresa, a través de anotar lo verdaderamente importante y consultarlo en informes para tomar decisiones

¿Cómo registrar una actividad en SAP Business One?

• Desde el módulo de Interlocutores Comerciales.

• Desde el botón “Otras posibilidades” de una ficha de Interlocutor Comercial.

• Desde el menú “Pasar a” > “Actividad nueva” (o haciendo click derecho con el ratón), en cualquier documento o dato maestro.

Si te ha interesado conocer este proceso, probablemente quieras saber también cómo se gestionan los recursos humanos en SAP Business One.