Conexión entre CRM, eCommerce y Moodle: crea tu propio ecosistema tecnológico (“ para tu academia”)

Las empresas que se dedican a impartir formación tienen unas necesidades muy concretas, que hacen que su gestión sea diferente a la de cualquier otro negocio. Manejan datos sensibles y deben gestionar una gran cantidad de documentos, ya sea material docente o administrativo. En este post, te desvelamos cómo establecer una conexión entre CRM, eCommerce y Moodle, para crear tu propio ecosistema tecnológico.

Por todo ello, es necesario aligerar la carga de trabajo que soportan tanto los docentes, como los propios gestores de la formación. Es de vital importancia integrar al máximo todos los flujos de información, para sacarles el máximo partido a esos datos, conseguir que el centro o el negocio sea más productivo, y evitar  duplicidades en dichos datos. Sería interesante enlazar todas las áreas, de tal forma que trabajaran como un ecosistema tecnológico. Salvando la diferencias entre cada centro,  lo cierto es que cada uno tiene unas necesidades específicas, pero deben tener cubiertas las gestiones:

• Administrativa
• Docente o del profesorado
• Marca
• Matriculaciones de alumnos

Muchos clientes, se ponen en contacto con nosotros con varias problemáticas, que en muchos casos se repiten:

• tengo mi eCommerce y mi moodle a pleno rendimiento, pero me falta conectarlo con mi CRM o,
• tengo mi CRM por un lado,  tengo mi eCommerce y un moodle, pero no están conectados entre sí.
• con lo que, pierdo demasiado tiempo haciendo un registro manual de todas las personas inscritos en mis cursos.

Estas tres piedras angulares (crm, eCommerce y moodle), que por sí solas pueden funcionar correctamente, están pensadas para funcionar como ese “ecosistema tecnológico” que hemos comentado anteriormente, que hará que tu empresa sea más productiva, reduciendo los tiempos de gestión y como consecuencia de ello, siendo más eficaces en el día a día.

Esas tres piedras angulares son:

CRM:  será el encargado de la gestión administrativa.

• tratamiento de bases de datos de alumnos
• gestión y seguimiento comercial de los alumnos potenciales
• gestión de las tareas aparejadas al día a día del centro
• emisión de documentación

Moodle: plataforma de e-learning

• Aula virtual en la que docentes y alumnos pueden interactuar.

eCommerce: presencia digital de nuestra marca en internet.

• Publicación de nuestra Oferta Formativa
• Posibilidad de realizar compras online en nuestro portal.

Si lo que quieres es vender tus cursos, automatizar la venta y también automatizar la matrícula de inscripción de los alumnos, estás de enhorabuena porque esto es posible, mediante una correcta configuración de Moodle, WordPress y el uso de los plugins adecuados integrándolos con tu crm.

¿Cómo podríamos establecer una correcta conexión entre CRM, eCommerce y Moodle?

Por una parte tendríamos la herramienta de gestión en la que tratamos los datos, tanto de nuestros alumnos actuales, como exalumnos y alumnos potenciales (CRM), por otro, un portal en el que los profesores puedan interactuar con los alumnos (moodle) y cerramos ese círculo con la web (eCommerce) en la que publicamos nuestra oferta formativa y otros servicios que ofrezcamos.

Convertir nuestra web (wordpress) en una eCommerce, se hace por medio de un plugin, es decir, una función “extra” que puede añadirse a una página web, para comercializar de manera electrónica. Una vez instalado dicho plugin, podremos cargar los productos, elegir los métodos de pago, agregar opciones, y definir todo el proceso de entrega del producto/servicio. P.e. (WooCommerce)

Para establecer una integración entre el WordPress y el moodle, se hace por medio del plugin Edwiser Brigde. Es un plugin de WordPress que tiene, entre otras ventajas:

• Poder compartir usuarios entre las plataformas, con iguales credenciales (como el login, nombre, correo, etc.).
• Importar cursos de Moodle a WordPress.
• Vender cursos de Moodle en WordPress.

Para integrar el CRM con nuestra eCommerce, lo hacemos por medio de APIs. Dentro de nuestro eCommerce, en la parte de ajustes avanzados deberás seleccionar “API REST”, permitiéndote esta opción crear una clave API. Una vez generadas esas APIs, las copiarás y las pegarás en el CRM. En el propio CRM, en su configuración, en la opción de integración, activarás la opción de eCommerce. Una vez conectada tu tienda, crearás un “webhook”* que te permitirá crear y recibir la información de los usuarios que realicen una compra online en tu web.

*webhook (también conocido como «API inversa»): es una herramienta que permite que un sistema o aplicación envíe notificaciones sobre un evento específico a otro sistema o aplicación en tiempo real.

Como ejemplo práctico, si queremos crear un nuevo curso en Moodle, podremos configurar desde la propia plataforma todo lo necesario: información general, horarios, aulas, notas, documentación, etc. En ese momento, Moodle se comunica con eCommerce para que dicho curso aparezca disponible para su inscripción en nuestra página web.

Todos los alumnos que se inscriban aparecerán tanto en Moodle, para realizar la gestión académica, como en nuestro CRM, para realizar toda la gestión administrativa. Desde el propio CRM podremos emitir facturas de forma totalmente automática, gestionar la formación bonificada, enviar comunicaciones, generar documentación, etc. Las tres herramientas digitales funcionan de manera conjunta y se alimentan las unas a las otras, con la información que previamente le indiquemos que se envíe.

Si estás en el mismo caso que muchos de nuestros clientes, donde tienes dudas a la hora de establecer una conexión entre CRM, eCommerce y Moodle, y necesitas que te ayudemos con esta gestión, ponte en contacto con nosotros. Y sí además, necesitas ayuda con el maquetado de los contenidos de tus cursos, Itop Academy puede ayudarte con ello.