La Gestión de Informes y Reportes en SAP Business One

¿Qué es la gestión de reportes?

Los reportes o informes de gestión son un conjunto de documentos corporativos muy útiles para el mantenimiento y crecimiento de una empresa, puesto que contienne información sobre proyectos y áreas operativas y financieras, lo cual permite monitorear y evaluar el rendimiento de un negocio. Entre los datos de un informe de gestión, se incluyen los presupuestos asignados, el flujo de caja, la rentabilidad, el balance financiero, el rendimiento de los equipos, los problemas operativos, la respuesta del cliente, etc.

El objetivo principal de la gestión de los reportes e informes es presentar la información de la manera más clara y didáctica posible para que los responsables de la empresa o los encargados de departamentos puedan tomar decisiones objetivas que mejoren la eficiencia del negocio y, por consiguiente, su éxito.

¿Por qué es importante gestionar los reportes en una empresa?

El reporte o informe permite evaluar el desempeño de la estrategia, ayuda tomar decisiones tanto al cliente como a nosotros como empresa, por lo que no debe quedar como una simple estadística sino debe tener componentes cualitativos y cuantitativos.

Gracias a los reportes, podremos planificar nuevos proyectos, productos e inversiones, dirigir a un equipo de trabajo para emprender nuevas acciones, organizar la información de los resultados de un proyecto, tomar decisiones que impacten positivamente en los objetivos de la empresa, y controlar el trabajo y la información de los equipos de trabajo, entre otros beneficios.

¿Cuáles son los tipos de reportes que existen?

Dentro de los reportes e informes empresariales, existen diferentes tipos como los financieros, paneles, producción, servicio, reportes ejecutivos, administradores, inventario, oportunidad de ventas, compras y ventas, impago de personas y pymes, entre muchos otros.

¿Cómo hacer una buena gestión de reportes en una empresa?

En las empresas, para llevar a cabo una correcta y eficaz gestión de reportes, se requiere de una serie de buenas prácticas:

1. Determinar los objetivos estratégicos del informe. Cuando se tenga claro los objetivos y el motivo del informe de gestión, la empresa sabrá cómo organizar la información y qué descartar, lo cual ayudará a ganar tiempo y a comunicar mejor las conclusiones.
2. Incluir KPI’s alineados con la audiencia. En el contexto de un informe de gestión, los KPI’s incluidos deben estar directamente relacionados con el área de interés o el rol operativo del receptor del reporte.
3. Crear un storytelling. El contenido del reporte debe estar organizado de una manera en la que se pueda observar una especie de viaje, con una presentación del problema primero, luego los retos propios del proyecto o negocio, y al final los resultados y conclusiones.
4. Agregar feedback de clientes. Al agregar esta información, se sabrá cuál es la satisfacción del cliente y cuánto se está respondiendo a sus necesidades a partir de los productos o servicios de la empresa.
5. Hacer el reporte atractivo visualmente. Para ello es importante contar con las mejores herramientas para la creación y generación de informes y reportes, como es el caso del ERP SAP Business One.

La gestión de informes y reportes en SAP Business One

Como mencionamos anteriormente, para realizar una correcta y eficaz gestión de compras, uno de los puntos más importantes es disponer de un ERP, como en este caso SAP Business One.

SAP Business One es un ERP o Sistema de Gestión Empresarial diseñado para Pymes, que permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más, es decir todas las áreas o departamentos que componen una empresa, y es un optimizador de procesos que mejora los resultados empresariales, además de que ayuda a minimizar los costes y coordinar de forma eficaz las áreas del negocio.

SAP Business One cuenta con diversos módulos, entre ellos el módulo de gestión donde se utiliza Crystal Reports, la herramienta de referencia para reporting en SAP Business One, la cual ayuda a analizar los datos de las empresas creando informes con formato enriquecido, píxeles perfectos y varias páginas a partir de prácticamente cualquier fuente de datos, entregados en más de una docena de formatos.

Gracias al módulo de gestión con la herramienta Crystal Reports de SAP Business One, las empresas van a poder conseguir beneficios como analizar e informar fácilmente sobre los datos del negocio creando informes y tableros intuitivos, gestionar la configuración de seguridad para el entorno de informes definiendo derechos de usuario para acceder, ver, actualizar, exportar o imprimir informes, comprender el negocio y brindar información lista para consumir, como informes y paneles, a proveedores, socios y clientes, entre otros beneficios.

¿Cómo gestionar los informes y reportes en SAP Business One?

Para gestionar los informes y reportes en SAP Business One correctamente, es imprescindible conocer muy bien este ERP, sus funcionalidades y procesos, y aprender específicamente a utilizar el módulo de gestión con la herramienta Crystal Reports. Para ello, existen diversos cursos y formaciones impartidas por profesionales y expertos certificados en SAP, como nuestro curso online “Fundamentos de Gestión de Informes con Crystal Reports en SAP Business One”, donde se enseña cómo crear y editar informes y reportes con Crystal Reports, desde la creación de informes, tablas de referencias cruzadas, diferentes formatos que se puede utilizar hasta añadir gráficos o las opciones que hay para exportar la información.