En este artículo trataremos de mostrar en qué consiste una orden de compra en un CRM.

Entendemos como orden de compra (llamada en ocasiones pedido de compra o nota de pedido) al documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.

En dicha orden de compra se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto/servicio, precio y condiciones de pago, así como la forma de entrega. Posteriormente el vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado.

Es de gran utilidad para el comprador para conocer el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de ser aceptado el pedido.

Para registrar todo esto dentro de una empresa, una de las herramientas más recomendadas para realizar esta gestión es un CRM o Sistema de Gestión de Clientes.

A la hora de realizar la orden de compra, ésta debe incluir:

• Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra).
• Datos de contacto y dirección del proveedor.
• Fecha y lugar de emisión del pedido.
• Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos/servicios que se van a comprar.
• Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto/servicio).
• Coste total del pedido y costes de envío.

A nivel interno, cuando demos de alta una orden de  en el CRM comprenderá el número de orden de compra , la orden de compra , la factura recurrente, la dirección de facturación y envío, los productos o servicios, los precios y los impuestos, entre otros.

Con todos estos datos añadidos en los campos que tenemos en el CRM, podremos crear fácilmente la orden de cpmpra.

Cuando el proveedor acepta esta orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.

Gracias a la orden de compra ambas partes quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla con su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida.

Además se agiliza la gestión del inventario, el control de las finanzas y se logra un envío más rápido y eficiente, ya que la orden de compra precisa la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido, adaptándose así a sus necesidades.

En el caso del proveedor, por supuesto éste emitirá la consiguiente orden de venta como contrapartida.

Para una empresa contar con herramientas de gestión apropiadas y eficientes com un CRM hacen que estas actividades sean aún más sencillas.

Un CRM destaca sobre otras herramientas en que se adapta con facilidad al tamaño de la empresa. Basándonos en la premisa de que una empresa va a mantener sus operaciones y su objetivo será ir creciendo a medida que sus clientes aprecian la propuesta de valor que se les ha ofrecido. Además de que te permite gestionar múltiples funcionalidades que son útiles para las empresas.