La Gestión de Compras en SAP Business One

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el proceso que define las estrategias para la adquisición de suministros de producción, bienes y servicios que permiten la comercialización de la materia prima en una empresa. Se trata de una de las tareas fundamentales en cualquier empresa y negocio, porque ayuda a garantizar el orden en las finanzas.

El objetivo principal de la gestión de compras es proveer ininterrumpidamente de materiales, servicio subcontratados y recambios a la empresa para que su actividad sea constante.

¿Por qué es importante gestionar las compras en una empresa?

La gestión de compras en las empresas es muy importante porque se trata de una de las ventajas competitivas más fuertes que cualquier negocio puede poseer. El control de costos es un factor crítico en la gestión de compras, además de que los proveedores son la pieza básica para rentabilizar la acción compradora.

La gestión de compras supone una de las tareas más importantes dentro de la cadena de suministros ya que una empresa puede mejorar considerablemente sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.

Cuando se tiene una correcta administración de la gestión de compras en conjunto con un manejo de inventarios eficiente, la empresa estará en capacidad de generar un incremento en su rentabilidad.

¿Cómo hacer una buena gestión de compras en una empresa?

En las empresas, para llevar a cabo una correcta y eficaz gestión de compras, se requiere de una serie de buenas prácticas:

1. Identificar las necesidades.
2. Negociación y contratación.
3. Elegir las fuentes de suministros.
4. Creación y seguimiento de los pedidos.
5. Aprobación y pago de facturas de proveedores.
6. Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento.
7. Control de los resultados.
8. Recepción y revisión de pedidos.

Para que se realice una buena gestión de compras, ésta tiene ciertas responsabilidades que debe cumplir:

1. Negociar los precios.
2. La producción debe ser constante.
3. Una mayor rotación de activos.
4. Buscar otras alternativas de suministro.
5. Buena relación con los proveedores.
6. Buena comunicación con otros departamentos.
7. Formar al personal.
8. Contar con una solución o herramienta tecnológica, como el ERP, que ayude a gestionar las compras de forma eficiente.

La gestión de compras en SAP Business One

Como mencionamos anteriormente, para realizar una correcta y eficaz gestión de compras, uno de los puntos más importantes es disponer de un ERP, como en este caso SAP Business One.

SAP Business One es un ERP o Sistema de Gestión Empresarial diseñado para Pymes, que permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más, es decirm todas las áreas o departamentos que componen una empresa, y es un optimizador de procesos que mejora los resultados empresariales, además de que ayuda a minimizar los costes y coordinar de forma eficaz las áreas del negocio.

SAP Business One cuenta con diversos módulos, entre ellos el módulo de compras, el cual permite administrar el proceso de gestión de todo tipo de trámite con los proveedores de la empresa y contar con el análisis del mercado, ventas y clientes para planear inteligentemente las compras de materiales y bienes.

Gracias al módulo de compras de SAP Business One, las empresas van a poder conseguir beneficios como la automatización de los procesos de compras, gastos y devoluciones, obtener información estratégica de negocio para aprovecharla con el análisis gráfico del módulo, identificar los mejores precios y proveedores, gestionar y planificar las compras, y generar informes, entre muchas otras ventajas.

¿Cómo gestionar las compras en SAP Business One?

Para gestionar las compras en SAP Business One correctamente, es imprescindible conocer muy bien este ERP, sus funcionalidades y procesos, y aprender específicamente a utilizar el módulo de compras. Para ello, existen diversos cursos y formaciones impartidas por profesionales y expertos certificados en SAP, como nuestro curso online “Fundamentos de Compras, Ventas y Logística en SAP Business One”, donde se enseñan funciones relacionadas con la gestión de compras como la solicitud de compra, los pedidos, las entradas de mercancía, facturas de proveedores, notas de crédito de los proveedores, etc.