Tutorial Alfresco: Gestión de Miembros del Sitio

Alfresco, es uno de los mejores ECM o Gestores Documentales a nivel mundial, con múltiples funcionalidades para gestionar la información y documentación en cualquier tipo de empresa y negocio.

Al ser una herramienta de Gestión Documental muy completa, tendremos una mejor organización de toda la información relacionada con nuestra empresa o negocio, lo cual lleva, a su vez, a un mayor ahorro, productividad, colaboración y flexibilidad, entre otras muchas ventajas que nos ofrece Alfresco.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando paso a paso cómo editar tu perfil de usuario y mostrar el panel de inicio personal en este gestor documental. Ahora, en este caso, enseñaremos de forma práctica cómo invitar usuarios a nuestro sitio y cómo gestionar los miembros del mismo.

Para ello, tendremos que realizar los siguientes pasos:

Invitando usuarios

Una vez que nuestro sitio está configurado y personalizado a nuestro gusto, es hora de invitar usuarios al mismo.

Para poder invitar a los usuarios, lo primero que hay que hacer es buscar a la persona que queremos invitar al sitio. La mejor forma de encontrar a una persona es escribiendo su primer apellido, aunque también podemos buscarla por su nombre u otros atributos. Para buscar un usuario por su email debe escribir la etiqueta email: seguido de la dirección de correo electrónico o parte de la misma.

Por ejemplo:  email:juan ó miguel.perez@uca.es

Una vez localizada la persona debe añadirla a la lista, seleccionamos el rol que quiere que desempeñe en el sitio. Finalmente, para enviar la invitación, se puede hacer de diversos puntos como, por ejemplo, desde el panel Miembros del Sitio o desde la cabecera del sitio, pulsando el botón Invitar:

Roles

En relación a los miembros de un sitio, también es importante hablar de los roles. El rol indica que acciones podrá realizar un miembro dentro del sitio colaborativo. Existen definidos cuatro roles, estos son, de más a menos privilegios:

• Administrador: Tiene control total sobre el sitio, esto es, configuración y contenidos.
• Colaborador: Puede crear nuevo contenido y modificar el contenido existente.
• Contribuidor: Puede crear contenido y modificarlo siempre que sea de su propiedad.
• Consumidor: Puede visualizar y descargar copias del contenido pero no modificarlo.

Gestión de Miembros

Ahora que sabemos cómo invitar usuarios para que sean miembros de un sitio y qué roles pueden ejercer, procederemos a explicar cómo se gestionan dichos miembros.

Desde el componente Miembros, localizado en el menú de herramientas del sitio, un administrador puede gestionar los miembros e invitaciones al sitio.

La pantalla de gestión de miembros cuenta con tres apartados básicos:

• Personas: desde este apartado se pueden buscar los miembros del sitio, para listar todos hay que dejar el campo de búsqueda vacío. Si se es administrador del sitio se puede eliminar un miembro o cambiar su rol. También se pueden mandar invitaciones a otros usuarios desde este apartado.
• Grupos: permite realizar las mismas acciones que el apartado anterior a nivel de grupos.
• Invitaciones en espera: desde esta pantalla se pueden gestionar las invitaciones enviadas a otros usuarios. 

Y así de sencillo y rápido podemos añadir y gestionar los miembros de un sitio en Alfresco.