En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando la 3ª parte de la biblioteca de documentos de Alfresco, en la cual estuvimos hablando y explicando cómo administrar permisos, renombrar el contenido, etiquetar el contenido, las reglas de contenido y los flujos de trabajo (workflows).

Esta ocasión seguiremos hablando de otra de las funcionalidades de Alfresco:

La búsqueda de contenidos

El control de búsqueda de contenido permite encontrar rápidamente contenido en Alfresco Share, pudiendo realizar una búsqueda básica o avanzada.

La búsqueda puede devolver documentos y carpetas de la biblioteca, páginas wiki, mensajes de blog, eventos de calendario, mensajes del foro, etc.

Al realizar la búsqueda desde el panel de inicio del usuario esta se lleva a cabo en todos los sitios, mientras que si la búsqueda se realiza desde el panel de inicio de un sitio los resultados se limitan al sitio en cuestión, aunque una vez realizada permite ampliarla a todos los sitios o el repositorio.

• Búsqueda básica: se introduce el término o criterio de búsqueda.
• Búsqueda avanzada: permite adaptar la búsqueda a diferentes condiciones, como puede ser el tipo de contenido, autor, fecha de modificación, etc.

Algunos ejemplos de búsqueda:

• Para localizar…:
  • la palabra universidad
  • la frase exacta
  • Universidad de Cádiz
  • las palabras Medicina, Magisterio y Derecho juntos en un mismo contenido.
  • Contenido que contenga cualquiera de las palabras Medicina, Magisterio o Derecho.
  • La palabra universidad en el título.
  • La palabra universidad en el nombre.
  • La palabra universidad dentro del contenido.
• Introducir el criterio…
  • universidad “Universidad de Cádiz”
  • Medicina AND Magisterio AND Derecho
  • Medicina OR Magisterio OR Derecho
  • title:universidad
  • name:universidad
  • TEXT:universidad
• Esto busca en…
  • Nombres, títulos descripciones, comentarios y contenido.
  • títulos
  • nombres
  • páginas de la wiki, mensajes, blog, comentarios, mensajes del foro…

Otras etiquetas de búsqueda son:

–description: descripción.

–created: fecha de creación.

–modified: fecha de modificación.

–creator: autor.

¿Te interesa esta tecnología para tu empresa? ¿Te gustaría aprender más sobre Alfresco? ¡Contáctanos y te asesoraremos en lo que necesites!

La entrada La búsqueda de contenidos en Alfresco se publicó primero en Itop Academy.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando la 2ª parte de la biblioteca de documentos de Alfresco, en la cual estuvimos hablando y explicando cómo editar un documento localmente, en línea, usando Microsoft Office y Google Docs, y cómo organizar el contenido.

Esta vez, en esta tercera parte, seguiremos hablando de los siguientes procesos o puntos clave de la biblioteca de documentos de este ECM:

Administrar permisos

Mediante la acción Administrar permisos puede cambiar los permisos sobre un documento a nivel de grupos de usuarios del sitio, por ejemplo, puede poner un documento como sólo lectura, definiendo para usuarios contribuidores y colaboradores, que estos se comporten como consumidores  para ese contenido en concreto. Desde este apartado no es posible definir los permisos a nivel de usuarios concretos.

Seleccionando la acción Ningún privilegio, el contenido ni siquiera será visible para el grupo de usuarios afectados.

Renombrar el contenido

Para cambiar el nombre de un documento o una carpeta se debe poner el cursor sobre el nombre del contenido, en unos segundos un icono aparecerá a la izquierda del mismo, al hacer click sobre el mismo aparecerá el cuadro de edición del nombre.

Etiquetar contenido

Las etiquetas aplicadas a un documento facilitan su localización. Para agregar una etiqueta el procedimiento es el mismo que de renombrado poniendo el cursor sobre la lista de etiquetas o el texto ‘Sin etiquetas’ en el caso de que no tuviera ninguna.

Reglas de contenido

Las reglas de contenido se definen sobre las carpetas, estas permiten realizar acciones automáticas sobre el contenido en un momento dado y según unas condiciones. Para definir una regla vaya a las acciones de una carpeta y seleccione Gestionar reglas.

Una vez dentro del apartado de Reglas se podrá crear una nueva o enlazar una regla existente.  En la pantalla de creación de reglas definimos el nombre y la descripción de la misma. Seguidamente se selecciona cuando se ejecutará la acción, pudiendo especificar más de un elemento:

• Se crean o entran elementos en esta carpeta: se aplica al contenido que entra en la carpeta, ya sea mediante copia, creación o al subirlo a la carpeta.
• Se actualizan elementos: se aplica al contenido que se modifica dentro de la carpeta.
• Se eliminan o salen elementos de esta carpeta: se aplica al contenido que sale de la carpeta, ya sea al eliminar o mover el mismo.

Los criterios permiten definir si la acción se ejecutará sobre cualquier tipo de contenido o sólo aquellos que cumplan unas condiciones.

La acción será aquella que se realizará sobre el contenido que cumpla las condiciones, este podrá ser movido, copiado, eliminado, enviado por email, etc.

Finalmente existen otras opciones como deshabilitar la regla sin llegar a borrarla o aplicar también a las subcarpetas.

Flujos de trabajo (workflows)

Un flujo de trabajo representa las fases por la que debe pasar un documento hasta obtener la salida deseada. Por lo general, el paso de una fase a otra se produce por acciones de los usuarios.

En el apartado anterior se describía el proceso de creación de una regla sobre una carpeta, una de las acciones que podemos llevar a cabo sobre el contenido de la carpeta es la de Añadir un flujo de trabajo sencillo.

El flujo de trabajo sencillo permite asociar acciones de aprobación y rechazo, y definir como afectaran estas al contenido. Por ejemplo, podemos definir un conjunto de reglas para crear un flujo de trabajo que gestione el contenido como sigue:

• Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar contenido en la carpeta Borradores.
• Al aprobar un documento, este se mueve a la carpeta Pendientes de revisión.
• Usuarios con permisos apropiados pueden aprobar documentos en esta carpeta.
• Al aprobar un documento en esta carpeta, este es movido a la carpeta Publicado. Si por el contrario el contenido es rechazado se moverá a la carpeta Borradores.

Otra forma de trabajar con flujos de trabajo, consiste en asociarlo directamente a un documento de la biblioteca. Para ello, en las acciones del documento se debe seleccionar Iniciar un flujo de trabajo.

Podremos elegir entre varios flujos de trabajo:

• Flujo de trabajo ad-hoc: asignar una tarea a un solo usuario.
• Revisión y aprobación: tarea de revisión/aprobación asignada a un solo usuario.
• Revisión y aprobación en conjunto: tarea de revisión/aprobación asignada a múltiples usuarios. Un usuario puede tomar la tarea y completarla o devolverla para que otro usuario pueda terminarla.
• Revisión y aprobación en grupo: tarea de revisión/aprobación asignada a un solo grupo.
• Revisión y aprobación paralela: tarea de revisión/aprobación asignada a múltiples usuarios.

Una vez seleccionado el tipo de flujo de trabajo debemos rellenar los detalles del mismo, cómo el mensaje que recibirá el usuario, la prioridad, la fecha de vencimiento o la personal asignada a la tarea. Una vez iniciado el flujo de trabajo los usuarios asignados tendrán la tarea en el dashlet Mis Tareas del panel de inicio. Desde este dashlet también es posible iniciar un flujo desde el enlace correspondiente.

La entrada La Biblioteca de Documentos de Alfresco (III) se publicó primero en Itop Academy.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando la biblioteca de documentos de Alfresco, en el cual estuvimos hablando y explicando la creación de contenidos, la previsualización de documentos y la subida de una nueva versión del contenido del documento.

Esta vez, en esta segunda parte, seguiremos hablando de los siguientes procesos o puntos clave de la biblioteca de documentos de este ECM:

Editar un documento localmente

Para trabajar con un documento desde su equipo seleccione la opción Editar fuera de línea, esto permite descargar una copia del documento y a su vez bloquearlo en la biblioteca para que nadie pueda modificarlo. Una vez terminada la edición del documento puede subir la nueva versión mediante el enlace Subir nueva versión, desbloqueando el documento para futuras ediciones. En cualquier momento puede desbloquear el documento mediante la acción Cancelar edición.

Editar un documento en línea

Si el tipo de documento lo permite podrá editarlo sin necesidad de descargar el documento mediante el enlace Editar en línea.

Editar un documento usando Microsoft Office

Alfresco Share se integra con algunas versiones de Microsoft Office, sobre todo a partir de la versión 2011, permitiendo editar un documento directamente desde una aplicación de Office sin tener que descargarlo manualmente.

Esto se hace mediante el enlace Editar en línea, que sólo aparecerá si el tipo de documento permite esta acción. Antes de abrir el documento en Office se nos solicitará nuestro usuario de Alfresco.

Una vez autenticado podemos empezar a modificar el documento desde la aplicación correspondiente: Word, Excel o Powerpoint.

Al salvar los cambios en el documento estos se guardarán directamente en el servidor de Alfresco, por lo que no tenemos que preocuparnos de subir el documento manualmente.

Editar un documento usando Google Docs

Una vez posea una cuenta de Google debe poner la dirección de la misma en el apartado Nombre de usuario Google, en su perfil personal.

Para crear contenido editable desde Google Docs debe ir al apartado Crear Contenido y seleccionar el tipo de documento de Google Docs que quiera crear. Una vez creado el contenido tendrá la posibilidad de subirlo a Google Docs para su edición mediante el enlace Subir a Google Docs, al subir el documento este quedará bloqueado hasta fin de edición, tenga en cuenta que puede desbloquear el documento en cualquier momento mediante el enlace Cancelar edición. Para empezar a editar el documento seleccione Ver en Google Docs, se le pedirá los datos de la cuenta creada anteriormente. Una vez terminada la edición del documento puede cargarlo en Alfresco mediante el enlace Descargar de Google Docs.

Para posibilitar la edición en Google Docs de un documento que no posee esta acción se debe agregar el aspecto Editable en Google Docs a la lista de aspectos del mismo. Esto se hace ejecutando la acción Gestionar los aspectos del documento en cuestión y añadiendo dicho aspecto a la lista.

Organizando el Contenido

Las acciones de Copiar a… y Mover a…, como sus nombres indican, permiten copiar o mover el documento a otra ubicación. Desde la pantalla principal de la biblioteca de documentos es posible mover contenido simplemente arrastrándolo a la ubicación deseada, siempre y cuando las carpetas sean visibles.

Se pueden mover y copiar varios documentos al mismo tiempo, así como otras acciones, marcando los documentos desde la pantalla inicial de la biblioteca y accediendo al menú Elementos seleccionados…

La entrada La Biblioteca de Documentos de Alfresco (II) se publicó primero en Itop Academy.

Por ello, gracias a esta herramienta, vamos a tener una mejor organización y reducción de posibles pérdidas de la información, entre otras muchas ventajas que nos ofrece Alfresco.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando a modo de tutorial cómo era gestionar los miembros de un sitio en Alfresco. En esta ocasión, enseñaremos de forma práctica cómo es la biblioteca de documentos en Alfresco y algunas de sus utilidades.

La Biblioteca de documentos es una de las herramientas claves de un sitio, desde este apartado se gestionan todos los documentos del mismo. Los miembros pueden crear y subir documentos, así como ver el trabajo realizado por otros miembros. Toda la actividad realizada en la biblioteca se muestra en el panel Documentos modificados recientemente.

La biblioteca de documentos permite realizar algunas de las siguientes funciones:

Creando contenidos

Para organizar la biblioteca de documentos,  se pueden crear carpetas mediante el botón «Nueva Carpeta». Para empezar a crear contenido existe el enlace «Crear…», también se puede cargar contenido desde el equipo de usuario mediante la opción «Cargar». Para facilitar la carga de contenido es posible arrastrar y soltar documentos dentro de la biblioteca, así como subir varios documentos a la vez:

Previsualizar documentos

Al seleccionar un documento se mostrará una pantalla de previsualización del mismo, así como una lista de acciones que pueden realizarse sobre el documento y sus propiedades. Además también se muestra información relacionada: comentarios, permisos, histórico de versiones, etc:

Si no consigue ver correctamente el contenido del documento en el panel de previsualización puedes abrirlo en el navegador, usando la aplicación predeterminada, con la opción «Ver en el navegador». También puedes descargarlo directamente a su equipo con la opción «Descargar».

Subir nueva versión

La acción «Subir nueva versión» ofrece la posibilidad de cargar una nueva versión del contenido del documento, puede agregar un comentario y seleccionar el número de versión. Al tratarse del mismo documento se conservará el nombre original.

La entrada La Biblioteca de Documentos de Alfresco se publicó primero en Itop Academy.

Al ser una herramienta de Gestión Documental muy completa, tendremos una mejor organización de toda la información relacionada con nuestra empresa o negocio, lo cual lleva, a su vez, a un mayor ahorro, productividad, colaboración y flexibilidad, entre otras muchas ventajas que nos ofrece Alfresco.

En nuestro último artículo del blog, estuvimos explicando paso a paso cómo editar tu perfil de usuario y mostrar el panel de inicio personal en este gestor documental. Ahora, en este caso, enseñaremos de forma práctica cómo invitar usuarios a nuestro sitio y cómo gestionar los miembros del mismo.

Para ello, tendremos que realizar los siguientes pasos:

Invitando usuarios

Una vez que nuestro sitio está configurado y personalizado a nuestro gusto, es hora de invitar usuarios al mismo.

Para poder invitar a los usuarios, lo primero que hay que hacer es buscar a la persona que queremos invitar al sitio. La mejor forma de encontrar a una persona es escribiendo su primer apellido, aunque también podemos buscarla por su nombre u otros atributos. Para buscar un usuario por su email debe escribir la etiqueta email: seguido de la dirección de correo electrónico o parte de la misma.

Por ejemplo:  email:juan ó miguel.perez@uca.es

Una vez localizada la persona debe añadirla a la lista, seleccionamos el rol que quiere que desempeñe en el sitio. Finalmente, para enviar la invitación, se puede hacer de diversos puntos como, por ejemplo, desde el panel Miembros del Sitio o desde la cabecera del sitio, pulsando el botón Invitar:

Roles

En relación a los miembros de un sitio, también es importante hablar de los roles. El rol indica que acciones podrá realizar un miembro dentro del sitio colaborativo. Existen definidos cuatro roles, estos son, de más a menos privilegios:

• Administrador: Tiene control total sobre el sitio, esto es, configuración y contenidos.
• Colaborador: Puede crear nuevo contenido y modificar el contenido existente.
• Contribuidor: Puede crear contenido y modificarlo siempre que sea de su propiedad.
• Consumidor: Puede visualizar y descargar copias del contenido pero no modificarlo.

Gestión de Miembros

Ahora que sabemos cómo invitar usuarios para que sean miembros de un sitio y qué roles pueden ejercer, procederemos a explicar cómo se gestionan dichos miembros.

Desde el componente Miembros, localizado en el menú de herramientas del sitio, un administrador puede gestionar los miembros e invitaciones al sitio.

La pantalla de gestión de miembros cuenta con tres apartados básicos:

• Personas: desde este apartado se pueden buscar los miembros del sitio, para listar todos hay que dejar el campo de búsqueda vacío. Si se es administrador del sitio se puede eliminar un miembro o cambiar su rol. También se pueden mandar invitaciones a otros usuarios desde este apartado.
• Grupos: permite realizar las mismas acciones que el apartado anterior a nivel de grupos.
• Invitaciones en espera: desde esta pantalla se pueden gestionar las invitaciones enviadas a otros usuarios. 

Y así de sencillo y rápido podemos añadir y gestionar los miembros de un sitio en Alfresco.

La entrada Tutorial Alfresco: Gestión de Miembros del Sitio se publicó primero en Itop Academy.

Para seguir un cierto orden, hoy tocaría explicarte cómo editar tu perfil de usuario y mostrar el panel de inicio personal en Alfresco.

Como hemos comentado en multitud de ocasiones, Alfresco es un excelente gestor documental que nos va a ofrecer muchísimos beneficios para nuestra empresa o negocio, y más en estos tiempos del Coronavirus COVID-19. Pero para que podamos sacarle el máximo partido y potencial, es necesario que conozcamos cada uno de sus elementos/secciones y procesos y así poder realizarlos paso a paso.

Y uno de ellos es justamente el que mencionábamos antes: el perfil de usuario y el panel de inicio.

Perfil de Usuario

Para acceder a tu perfil de usuario, tienes primero que hacer click en tu nombre en la parte superior derecha de la pantalla. Se desplegará un menú desde el cual tendrá acceso a varias opciones, como editar su perfil.

Desde la página «Mi Perfil» podrás visualizar tus datos personales y editar los mismos, información sobre los sitios a los que pertenece, etcétera.

Los elementos del menú serían los siguientes:

• Información: Estos son nuestros datos personales.
• Sitios: Aquí se mostrarán todos los sitios de los que somos miembros.
• Contenido: Aquí se muestran los documentos que hemos añadido o modificado recientemente.
• Sigo a/Me siguen: Aquí se mostraran los usuarios a los que sigo o me siguen dentro de la plataforma.
• Cambiar contraseña: Aquí podremos cambiar la contraseña de nuestro usuario.
• Notificaciones: Se mostrarán las notificaciones que tenga nuestro usuario.
• Papelera: Se mostrarán los documentos y carpetas que hemos eliminado.

En el menú información tenemos el botón Editar perfil, en el cual podrás editar tu datos personales:

Panel de inicio

Así como cada usuario dispone de su panel de inicio personal, cada sitio también dispone de un Panel de Inicio compuesto por varios paneles o dashlets, que muestran información del sitio y de las actividades realizadas en el mismo. Algunos de estos dashlets son:

• Miembros del sitio: Muestra un listado de los miembros del sitio con los respectivos roles que desempeñan en el mismo.
• Documentos modificados recientemente: Lista todos los documentos que han sido creados o modificados en los últimos 7 días, proporcionando un rápido acceso a los mismos.
• Actividades del sitio: Este dashlet muestra las actividades más recientes que han sido realizadas en el sitio.
• Perfil del sitio: El Perfil del sitio muestra un resumen de los detalles del mismo, como la descripción, los administradores o la visibilidad (público o privado).
• Calendario del sitio: Contiene una lista de eventos del sitio.
• Wiki: Este panel muestra contenido de la Wiki. Se puede configurar para mostrar una página concreta.
• Enlaces del sitio: Muestra una lista de enlaces web añadidos por el usuario y que pueden ser relevantes para el sitio.

Muy interesante comentar que se pueden agregar y quitar dashlets, así como distribuirlos de forma personalizada, de la misma forma que se hace en el panel de inicio del usuario. Si quieres acceder a este apartado debes seleccionar el botón Personalizar el panel de inicio, en la esquina superior derecha de la pantalla, el cual también te permite cambiar la apariencia del sitio y agregar herramientas (wiki, blog, foros, etc).

La entrada El panel de inicio y perfil de usuario en Alfresco se publicó primero en Itop Academy.

En esta ocasión optaremos por explicar la personalización y el acceso a Alfresco. Pero, antes de empezar, nos gustaría recalcar la importancia vital de contar con un sistema ECM o de Gestión Documental en las empresas. Ahora mismo, en plena pandemia por el Coronavirus (COVID-19), muchas empresas y negocios se han visto perjudicados y obligados a cerrar, de manera temporal o definitiva, lo que ha repercutido gravemente a sus vidas, tanto a nivel profesional como personal.

Sin embargo, muchas otras, como es nuestro caso, han podido continuar trabajando y ofreciendo sus servicios a los clientes gracias a soluciones o herramientas digitales que les ha permitido digitalizar sus procesos y adaptarse a la nueva era digital.

Una de esas soluciones ha sido, nada más y nada menos que el software ECM, es decir, un sistema de Gestión Documental que ha facilitado a las empresas disponer de toda la información y documentación de forma centralizada y poder acceder a ella desde cualquier parte y lugar. Para el confinamiento y la era post-covid, contar con la Gestión Documental es imprescindible para seguir trabajando eficientemente.

Si todavía no tenemos implantado una herramienta como esta en nuestra empresa, desde Itop recomendamos altamente el gestor documental Alfresco, el cual nos va a ayudar a acceder fácilmente a la información y conseguir esa eficiencia que mencionábamos antes.

Después de esta inciso, volvemos al objetivo de elaborar este artículo: aprender paso a paso cómo personalizar e iniciar sesión en Alfresco:

Personalización

Para personalizar Alfresco, primero debemos dirigirnos a «Herramientas de Administración» y hacer click en «Aplicación». Una vez ahí, podremos modificar los colores del tema que se muestran en el Alfresco y el logotipo:

Iniciar sesión 

Si lo que queremos es iniciar sesión en Alfresco como usuarios, tenemos que acceder primero a la página de Alfresco, en la cual se nos mostrará el inicio de sesión, donde introduciremos nuestro usuario y contraseña para poder acceder con nuestro usuario (valga la redundancia):

Una vez dentro de la plataforma, lo primero que se muestra al usuario es su Panel de Inicio, el cual está compuesto por un menú principal y varios paneles, denominados dashlets en Share, con información personal:

A través de los dashlets del panel de inicio del usuario se muestra información relevante sobre los sitios a los que este pertenece. Algunos de estos dashlets son:

• Mis Sitios: En este panel aparecen todos los sitios que ha creado o aquellos de los que es miembro, proporcionando un acceso rápido a cada uno de ellos. En este panel puedes marcar un sitio como favorito para poder localizarlo más fácilmente.
• Mis Actividades: Aquí se muestra un seguimiento de las actividades más recientes que se han realizado en cualquier sitio de los que eres miembro. Podrás usar los filtros disponibles para ver las actividades realizadas en un periodo de tiempo concreto o según usuario.
• Mis Tareas: Muestra las tareas pendientes de completar y las invitaciones a los sitios. Proporciona acceso a la edición y visualización de dichas tareas, y también permite iniciar un flujo de trabajo.
• Mis Documentos: Permite ver los documentos de la Biblioteca de Documentos que pueden tener un interés especial para ti organizados en tres categorías: Favoritos, Qué estoy editando y Qué he modificado recientemente.

Comentar, además, que existen otros paneles que pueden agregarse al panel de inicio y distribuir estos como se crea conveniente. Esto puede hacerse pulsando el botón Personalizar el panel de Inicio, en la esquina superior derecha:

La entrada ¿Cómo personalizar e iniciar sesión en Alfresco? se publicó primero en Itop Academy.

En el último artículo práctico de Alfresco, explicamos uno de los procesos que se pueden realizar en él que es la creación y gestión de etiquetas paso por paso.

En esta ocasión, hablaremos del Gestor de Búsquedas que ofrece Alfresco, en el cual podremos añadir, editar y borrar los filtros que se nos mostraran en las búsquedas. Para acceder al gestor de búsquedas iremos al menú de herramientas de administración y luego pulsamos en el menú de la izquierda Gestor de búsquedas.

En la ventana que se abre pulsaremos en la palabra «aquí» del final de la frase:

En esta pantalla vemos los filtros que hay creados. Los podemos ordenar, editar o eliminar.

Para crear un filtro nuevo pulsamos el botón «Crear nuevo filtro». Rellenamos el formulario y pulsamos el botón «Guardar».

ID de filtro: Identificador único de cada filtro.

Nombre de filtro: Nombre del filtro.

Mostrar con resultados de búsqueda: Indica si el filtro se mostrara en los resultados de una búsqueda.

Filtro predeterminado: Los filtros predeterminados están predefinidos y no se pueden borrar.

Propiedad de filtro: Es el campo por el cual se va a filtrar.

Tipo de filtro: Seleccionamos la forma en la que se va a mostrar el filtro.

Calificar por: Es el orden en el que se mostraran los resultados del filtro.

Número de filtros: Es el número máximo de filtros mostrados al aplicar el filtro.

Longitud de filtro mínima: Número mínimo de coincidencias para mostrar el resultado.

Resultados requeridos mínimos: número mínimo de resultados para mostrar el filtro.

Disponibilidad de filtro: Donde se mostrara el filtro.

Una vez creado el filtro, al realizar una búsqueda nos aparecerá disponible en el menú de la izquierda para poder filtrar por él.

Si estás interesado en esta tecnología para tu empresa, puedes contactarnos y te asesoraremos en lo que necesites.

La entrada Gestor de búsquedas de Alfresco se publicó primero en Itop Academy.

Y este es un problema que aumenta a medida que la empresa es de mayor tamaño, ya que la generación de documentación será considerable y hará falta sin duda un protocolo organizativo para gestionar todo este proceso.

Es aquí donde entra en juego el software ECM, ya que su implantación será vital para que se haga de la manera más eficiente posible.

Se suele pensar que la gestión documental solo es relevante para el departamento de administración, algo totalmente erróneo ya que la gestión de archivos y documentos afecta a todos los departamentos de la empresa. Es tan importante tener digitalizada y perfectamente localizada una factura como lo puede ser por ejemplo un proyecto, una presentación o un informe mensual de resultados.

Uno de los ECM referencia del mercado es Alfresco que es un potente gestor documental con una amplia funcionalidad con la opción de instalarse en la oficina o en la nube. Podemos adicionalmente acceder a su contenidos y colaborar con ellos desde diversos dispositivos, incluyendo smartphones y tablets.

En un ECM como puede ser Alfresco se destacan los siguientes procesos dentro de la gestión documental:

Capturar

Aquí pasamos los papeles físicos a formato digital dentro de un repositorio digital seguro.

Se realiza a través de un escáner y puede ser con:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Reconocimiento de huella de caracteres (HCR).
• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
• Reconocimiento óptico de marcas (OMR).
• Código de barras.

Sin embargo, la captura no sólo se centra en documentos físicos, sino que también recopila de forma automática los archivos electrónicos. También, abarca la creación de metadatos (con valores de indexación), describiendo las características de un documento para crearle una ubicación en la que posteriormente pueda ser más fácil de buscar y encontrar

Gestionar

En este proceso controlamos el ciclo de vida de la información para poder cumplir con las políticas de retención de la empresa, la legalidad y de las prácticas de la industria. Esta gestión incluye todos los elementos tradicionales de la gestión documental como son por ejemplo la colaboración, la gestión de registros o el flujo de trabajo.

Almacenar

Ahora sería el turno de guardar la información, incluso temporalmente aquella que no sea necesaria, desea o está preparada para ser almacenada durante un largo periodo de tiempo. Hay que aclarar que almacenar no es lo mismo que preservar.

Podemos distinguir diferentes tipos de infraestructuras usadas como ubicaciones de almacenamiento, tales como sistemas de archivos, el gestor de contenidos, las bases de datos o un Datawarehouse.

Preservar

Llegados a este punto almacenaremos y haremos un backup del contenido estático.

Esta función la hace la parte del ECM característica de la gestión de registros, a la vez que también está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas gubernamentales (como por ejemplo la ley GDPR en Europa) e industriales.

En ocasiones la preservación también conlleva la conversión y migración de la información a causa de la desactualización de los formatos de almacenaje como pueden ser los disquetes. Durante esta acción eliminaremos además aquella información que ya no nos es relevante.

Entregar

En este proceso tomaremos la información de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM y se la daremos a los usuarios.

El contenido llegará a a quién lo pueda necesitar a través de diferentes herramientas como son el email, impresoras, sitios web, portales,…

En esta pantalla tenemos un ejemplo de cómo se gestionan los documentos en Alfresco.

Si estás interesado en esta tecnología para tu empresa, puedes contactarnos y te asesoraremos en lo que necesites.

La entrada ¿Qué problemas me resuelve un software ECM? se publicó primero en Itop Academy.

Se trata pues, de una aplicación multiplataforma que integra otras tecnologías existentes en una organización como LDAP, MS, Office, LibreOffice, Outlook o Thunderbird. Además es un producto muy competitivo y en constante mejora y evolución.

Además de la gestión documental, cubre otras funcionalidades como la gestión de Contenidos Empresariales, Trabajo Colaborativo, Gestión de registros, Gestión del Conocimiento, Gestión de contenidos Web, y Gestión de imágenes.

Todas las organizaciones, sea cual sea su tamaño, generan grandes cantidades de información y documentación.Hay diversos aspectos relacionados con el tratamiento de ésta información, que tienen especial relevancia para la empresa. Por ejemplo, la clasificación y el orden de esta información y estos documentos, puede influir tanto positiva como negativamente en la eficiencia de la empresa.

En resumen, la calidad y productividad del trabajo de la empresa mejorará sin duda con un sistema de gestión documental capaz de centralizar y controlar el flujo de la documentación en la empresa.

Como ves, ordenar tus documentos puede ser una tarea tediosa y un tanto farragosa pero muy útil, por eso hoy vamos a enseñarte cómo hacerlo de manera simple y fácil con Alfresco.

Una forma eficaz e incluso imprescindible de clasificar todos estos archivos mediante este software, es la creación y gestión de etiquetas, una acción simple pero efectiva para catalogar tus documentos. Por eso te vamos a hablar de cómo hacerlo. Basta con seguir los pasos que se exponen a continuación, así que presta atención y no te pierdas ni un punto:

Para crear una etiqueta nueva, lo podemos hacer desde el panel lateral de propiedades de un documento cualquiera.

En la sección de herramientas, pulsaremos en el lápiz, que nos mostrará el formulario de propiedades del documento. Pulsaremos en el botón seleccionar que hay debajo del título Etiquetas: y nos abrirá la ventana etiquetas.

Aquí podemos elegir una o varias etiquetas para asignarlas al documento o crear una etiqueta nueva.

Para gestionar las etiquetas iremos a herramientas de administración y luego pulsamos en el menú de la izquierda, administrador de etiquetas.

Aquí podemos editar y borrar las etiquetas con el menú de acciones. Si pulsamos en el nombre de una etiqueta, nos mostrará los documentos que contienen la etiqueta pulsada.

Y con estos sencillos pasos ya tenemos creadas nuestras etiquetas o «Tags». Así de fácil y rápido es realizar pequeños procesos, que son importantes, en un ECM como Alfresco, tal y como hemos enseñado anteriormente en otros artículos similares.

La entrada La creación y gestión de etiquetas paso a paso se publicó primero en Itop Academy.

En la actualidad, gracias a los Sistemas de Gestión Documental (ECM), en las empresas ya no vivimos estos problemas, ya que contar con una herramienta o software en el cual podamos contar con todo eso de una forma digitalizada hace mucho más fácil y ágil el proceso de búsqueda de la información.

Pero no voy a entrar en más detalles, en anteriores artículos ya hemos explicado la importancia de tener un ECM en nuestro negocio.

Esta vez toca explicar un nuevo caso práctico sobre Alfresco, uno de los mejores ECM que existen en el mercado.

Recordemos que en nuestro último artículo explicamos cómo se creaban los usuarios y grupos en Alfresco. Ahora es el turno de la creación y gestión de categorías:

Para ponernos en una situación real, supongamos que trabajamos en el departamento de marketing digital de nuestra empresa y necesitamos tener archivados nuestros documentos de marketing. Para ello necesitaremos crear una categoría cuyo nombre sea “Documentos de Marketing” y así poder distinguirla del resto.

Acceder al Administrador de categorías

Para poder crear categorías en Alfresco, lo primero que debemos hacer es ir a “Herramientas de Administración” y, posteriormente, pulsar “Administrador de categorías” en el menú que aparece en la izquierda, tal y como podemos ver en la siguiente imagen:

Crear la categoría en «Tags»

Una vez hecho esto, para crear la categoría o subcategoría, debemos seleccionar la categoría en la que deseamos crearla, nos saldrá un menú contextual en el cual pulsaremos el “+” para añadir una nueva categoría.

Ahora es el momento de crear nuestra categoría “Documentos de Marketing” dentro de “Tags”.

En el caso de que deseemos en algún momento editar la categoría, tendremos que pulsar en el icono del lápiz en el menú contextual. Si lo que queremos es eliminarla, pulsaremos la “X”.

Comentar de paso que en el caso de asignar una categoría, el documento tendrá que ser categorizable para poder asignarle la categoría directamente editando las propiedades o mediante reglas de carpetas.

La entrada ¿Cómo se crean y gestionan categorías en Alfresco? se publicó primero en Itop Academy.

Muchas son las veces. Es por ello por lo que desde el año 2005 para ser exactos, la empresa Alfresco Software Inc ha detectado la necesidad de las empresas de contar con una herramienta que le solucione todos estos problemas, y ha decidido desarrollar uno de los software ECM más importantes del mercado: Alfresco.

Y ¿cómo es la plataforma? ¿Qué funcionalidades tiene? ¿Cómo se utiliza?

En anteriores artículos ya hemos respondido a estas preguntas hablando sobre sus capacidades o explicando de forma práctica cómo crear un modelo en la propia herramienta.

Y por eso en esta ocasión quiero centrarme en uno de los procesos más básicos, pero a la vez fundamentales, que se pueden realizar en Alfresco: la creación de usuarios y grupos.

Para poder utilizar este ECM, es necesario tener creado previamente uno o varios usuarios y, además, es recomendable crear grupos y agruparlos en ellos.

Para poder hacer esto, tendremos que realizar los siguientes pasos:

Creación de Usuarios

Lo primero será dirigirnos a «Herramientas de Administración» en la sección de «Usuarios y Grupos«.

Una vez allí, en la pantalla de usuarios, pulsaremos el botón de «Nuevo usuarios» y rellenamos el formulario, en el cual aparecerán los siguiente campos:

Nombre: Nombre del usuario.

Apellidos: Apellidos del usuario.

Correo electrónico: Email del usuario.

Nombre de usuarios: Nombre único del usuario con el que iniciara sección en Alfresco.

Contraseña: La clave de acceso de este usuario.

Grupos: Los grupos a los que pertenece este usuario.

Cuota: La capacidad de almacenamiento que tiene este usuario en Alfresco.

Una vez rellenemos todos los datos, pulsamos el botón «Crear usuario» y tendríamos ya el usuario creado.

Creación de Grupos

Como comenté anteriormente, es bueno agrupar a los usuarios en grupos, para facilitar su búsqueda además de sacarle partido a otras funcionalidades. Para crear un grupo, tendremos que dirigirnos a la pantalla de grupos y pulsar el botón «Examinar» para que nos muestre los grupos y opciones.

Pulsamos el botón + para crear un grupo nuevo, rellenamos el formulario y pulsamos el botón «Crear grupo«.

Identificador: El código único que identifica al grupo.

Nombre a mostrar: Nombre del grupo.

Una vez creado el grupo, lo seleccionamos y nos mostrará en la tabla situada a la derecha los miembros que pertenecen a dicho grupo.

Otra posibilidad que nos permite Alfresco, es utilizar los botones de la parte superior derecha para añadir al grupo un nuevo subgrupo, un grupo ya existente o un usuario.

La entrada La creación de usuarios y grupos en Alfresco se publicó primero en Itop Academy.